Definiowanie słownika opisującego dokumenty wymaga dokładnej znajomości różnych typów dokumentów, którymi zarządza organizacja, oraz informacji powiązanych z każdym typem dokumentu. Opisy powiązane z dokumentami działają jak karty biblioteczne, pozwalając użytkownikowi porównywać i wyszukiwać dokumenty w dużych systemach, bez konieczności otwierania plików. Zadanie zarządzania słownikiem opisów zwykle otrzymuje osoba odpowiedzialna za bibliotekę dokumentów - administrator biblioteki (w dużych organizacjach) lub manager działu w mniejszych firmach.

Poniżej znajduje się przykład opisywania dokumentów.

Wiele wydziałów finansowych wykorzystuje oprogramowanie zarządzające dokumentami do przechowywania faktur, poleceń kupna i czeków. Każdy z typów dokumentów ma przypisany inny zestaw opisów. Profil faktury może zawierać kwotę, na którą wystawiona jest faktura, datę wystawienia, nazwę produktu, nazwę klienta.

Niektóre elementy opisu są wspólne dla wielu typów dokumentów, np. nazwa klienta występuje zazwyczaj na fakturze, poleceniu zakupu oraz czeku.

Oprogramowanie zarządzające dokumentami musi pozwalać na tworzenie słownika opisu, dopuszczającego wiele typów dokumentów, każdy typ może posiadać swój własny schemat opisu. System powinien pozwalać na szybkie opisywanie dokumentów przez końcowych użytkowników oraz powinien wspierać:

• opis wypełniany przez użytkownika poprzez podanie tekstu, liczby, wartości lub daty
• wybór z listy predefiniowanych wartości np. lista może zawierać produkty produkowane przez firmę, nazwy odbiorców, nazwy wydziałów firmy
• możliwość ustawienia pola jako wymagane do wypełnienia, w trakcie opisywania dokumentu, dzięki czemu możemy zapewnić posiadanie wymaganych informacji o każdym dokumencie występującym w systemie np. gdy użytkownik dodaje do systemu fakturę musi podać numer faktury oraz opcjonalnie datę zawarcia dokumentu
• możliwość definiowania tych samych opisów dla różnych typów dokumentów, np. nazwa klienta, może występować na fakturze, poleceniu zakupu oraz czeku
• możliwość masowego opisywania dokumentów tą samą wartością np. użytkownik powinien móc opisać 20 dokumentów w tym samym momencie jedną wartością

Rozmiar organizacji oraz ilość dokumentów powinna decydować o szczegółowości typów dokumentów stworzonych przez administratora biblioteki. Kompania, która wykonuje niewiele operacji finansowych miesięcznie może posiadać zdefiniowany typ dokumentu „Dokumenty sprzedaży i rachunki”. Wewnątrz tego typu można dokładniej sklasyfikować typ dokumentu wybierając odpowiednią wartość z listy jako faktura, polecenie zakupu lub czek. Natomiast kompania wykonująca tysiące operacji finansowych miesięcznie stworzy kilka typów dokumentów - osobno dla faktury, polecenia zakupu oraz czeku. Każdy z nich będzie miał swój własny system opisów.

FileHold ’07 pozwala administratorowi biblioteki na zarządzanie słownikiem opisów zawierającym profile opisów, które zaspokajają wszystkie wymienione powyżej potrzeby. Z czasem można dodawać nowe profile dokumentów lub modyfikować już istniejące, aby dostosować je do zmieniających się potrzeb.