jest to algorytm postępowania z danym dokumentem czy typem dokumentów, oparty o zbiór procedur wykorzystywanych w firmie.
Przykładem obiegu dokumentów jest proces akceptacji faktury. Faktura wpływa do sekretariatu, następnie jest skanowana i przenoszona już do systemu FileHold. Na tym etapie nadawane są jej pewne atrybuty :
kogo dotyczy
dekretacja do:
numer FV
kwota FV
termin płatności
wystawca
status akceptacji.
Oczywiście atrybutów może być więcej lub mniej.
Następnie, osoba z pola dekretacja do (na przykład kierownik) otrzymuje powiadomienie emailem o czekającym na niego dokumencie. Loguje się do systemu FileHold, otwiera fakturę, z rozwijanego menu zmienia jej status na „zaakceptowana”, a w polu dekretacja do, ponownie z rozwijanego menu pracowników firmy, wskazuje osobę odpowiedzialną za płatność. Osoba ta w tej samej chwili otrzymuje powiadomienie o czekającym na nią dokumencie.
Gdy w firmie przelewy dokonywane są raz w tygodniu, dział płatności może mieć wybraną opcję wyświetlania tylko tych faktur, które spełniają kryteria płatności w danym dniu: a więc są to faktury zaakceptowane, których termin płatności wynosi 14 dni, a wpłynęły co najmniej 7 dni temu. Po dokonaniu przelewu, status faktury zostaje zmieniony na „zapłacona”
Niewątpliwą zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość pełnej kontroli nad tym co dzieje się w firmie. Korzystając raz jeszcze z powyższego przykładu, w dowolnej chwili każdy pracownik mający odpowiednie uprawnienia może błyskawicznie odszukać konkretną fakturę i sprawdzić jej status, wie kto ją zaakceptował i kiedy.
|