Zarządzanie dokumentami

30 marca 2010 FileHold i dotacje z UEwięcej...
28 października 2009 FileHold w 14 krajach.więcej...
5 października 2009 FileHold na Seszelach.więcej...
15 września 2009 FileHold 9.0 i SAP. więcej...
6 lipca 2009 FileHold 9.0 - premiera w marcu 2010.więcej...

/ ABC archiwizacji / Słowniczek / Zarządzanie dokumentami

Jest to ogół procesów wspomagających obszar gromadzenia i organizowania zasobów wiedzy. W elektronicznym systemie zarządzania dokumentami, procesy te polegają w głównej mierze na:

rejestrowaniu: każdy dokument przychodzący jak i tworzony w organizacji otrzymuje automatycznie unikalny numer. Bardzo często do tego typu zadań wykorzystuje się kody paskowe, które z bardzo dużą dokładnością są czytane przez systemy skanujące (np. Quick Scan Pro, wykorzystywany w FileHold)
klasyfikacji: każdemu zeskanowanemu dokumentowi przypisywany jest konkretny schemat (np. faktura, reklamacja, dokument urzędowy itp.), wymuszający na użytkowniku w sposób mniej lub bardziej złożony opisanie danego dokumentu. Bardzo często system wyposażony jest w wiele funkcji minimalizujących błędy w opisach – np. w systemie FileHold są to rozwijane menu, moduły sprawdzające pisownię itp.)
kontroli wersji: w trakcie swego życia dokument jest wielokrotnie modyfikowany. Bardzo często użytkownicy nie mają pewności czy sięgając po dany dokument mają do czynienia z najnowszą jego wersją. Systemy zarządzania dokumentami dbają o to, aby domyślnie użytkownik miał dostęp do najnowszych danych. Wyróżniające się systemu informatyczne nie tylko zapewniają ten proces, ale dają także użytkownikowi możliwość zapoznania się z poprzednimi wersjami, zapewniając takie informacje jak kto, kiedy i jakich zmian dokonał.
archiwizacji dokumentów
monitach systemowe: wysyłanie do użytkowników powiadomień dotyczących zmian w śledzonych dokumentach, w zmianach w folderach lub szufladach, zmianach w statusach dokumentów. Przykładowo, dzięki temu w momencie akceptacji faktury, wskazani użytkownicy informowani są o tym zdarzeniu mailem lub powiadomieniem systemowym
obiegu dokumentów

Polityka prywatności Login