W tej części znajdują się informacje na temat podstaw skanowania, przetwarzania i przechowywania dokumentów w bibliotece systemu zarządzania dokumentami FileHold. Wszystkie scenariusze (nie posiadających struktury, o częściowo zdefiniowanej lub zdefiniowanej strukturze) skanowania dokumentów posiadają te same podstawy.

System zarządzania dokumentami FileHold współpracuje z firmą Captiva i programem QuickScanPro. Zadaniem QSP jest skanowanie dokumentów i umieszczanie ich w bibliotece FileHold. Funkcjonalność połączonych systemów QuickScan Pro i FileHold, zapewnia sprawdzone, tanie i bogate w możliwości środowisko dla firm, które mają zamiar zainwestować w odpowiednie oprogramowanie, obsługujące skanowanie i przechowywanie dokumentów.

Jeżeli Twoja firma posiada już oprogramowanie obsługujące skanowanie dokumentów, nie musisz z niego rezygnować, gdyż system FileHold oferuje integrację z większością uznanych światowych systemów obsługujących skanowanie dokumentów. Skontaktuj się z info@archiwizuj.pl aby omówić integrację FileHold i Twojego obecnego systemu obsługującego skanowanie dokumentów.

Funkcje QuickScan Pro i FileHold

Następująca funkcjonalność jest zapewniana przez oprogramowanie obsługujące skanowanie dokumentów QuickScan Pro (QSP) i system zarządzania dokumentami  FileHold

Skanuj dokumenty z dowolnego miejsca na Ziemi do biblioteki FileHold: architektura oparta o serwisy sieciowe, która została zastosowana w systemie FileHold pozwala, aby skanowanie dokumentów mogło mieć miejsce w dowolnym miejscu oddalonym od fizycznej lokalizacji biblioteki. Skanowane dokumenty wysyłane są automatycznie przez sieć ze stacji skanującej do centralnego serwera FileHold. Stacja skanująca i serwer nie muszą być w tej samej podsieci, domenie, biurze, sieci LAN czy WAN. Jest to rozwiązanie doskonałe dla firm, które zlecają zadania skanowania i przetwarzania dokumentów podwykonawcom.

Automatyzacja pracy i separacja zadań: wykorzystując wbudowaną funkcję obsługi grupy dokumentów – QuickScanPro pozwala na pełną automatyzację wielostopniowego procesu przetwarzania dokumentów, sprowadzając to zadanie to jednego kliknięcia myszą. Rozpoznawanie kodów kreskowych oraz ciągów znaków może być wykorzystane do automatycznej segregacji zbiorów dokumentów,  przyśpieszając skanowanie dokumentów.

Najwyższa wydajność skanowania (ponad 300 obsługiwanych modeli): bazując na standardzie Captivy Image and Scanner Interface Specification (ISIS), który zintegrował urządzenia i aplikacje skanujące, QSP zapewnia najwyższą wydajność dla każdego urządzenia obsługującego skanowanie dokumentów i potrafi obsługiwać ponad 300 modeli urządzeń poprzez SCSI, video, USB, Fire Wire oraz inne opatentowane interfejsy. PixTWAIN wykorzystywany w QuickScan Pro potrafi obsługiwać skanery TWAIN, jeżeli ISIS jest niedostępne.

Przetwarzanie i filtracja obrazów: QSP oferuje niezbędne funkcje do poprawiania nieczytelnych dokumentów, w efekcie czego uzyskujemy radykalną poprawę jakości tekstu dla skanowanych dokumentów. Wbudowane filtry zawierają między innymi: rozpoznawanie pustych stron, obracanie, usuwanie linii i ramek, zmniejszanie marginesu, prostowanie przekrzywionych stron, usuwanie zanieczyszczeń oraz dziur ze skanowanych dokumentów.

Przeglądanie i manipulacja obrazami: wbudowany w QuickScan Pro przeglądarka zapewnia ogromną funkcjonalność związaną z wyświetlaniem i modyfikacją skanowanych dokumentów, taką jak: szybki zoom, obrót o 90 stopni, podgląd miniaturek i dopasowanie do rozmiaru do okna, umożliwiając natychmiastowe pozycjonowanie w oknie przeglądarki.

Wyjściowe formaty plików (konwersja do PDF): skany dokumentów mogą być szybko zapisywane do formatu PDF. Jest to najbardziej wydajny pod względem objętości oraz łatwości dystrybucji format, który gwarantuje pełne zachowanie danych pozyskiwanych w procesie skanowania dokumentów (włączając w to podpisy, tabele i obrazy) równocześnie dający możliwość wyszukiwania tekstu, narzędziom wbudowanym w system zarządzania dokumentami FileHold. Pozostałe formaty obsługiwane przez oprogramowanie obsługujące skanowanie dokumentów - QuickScan Pro to pliki tekstowe, XML, Word, Excel, ASCII, HTML i więcej.

Rozpoznawanie tekstu (OCR): QuickScanPro posiada ogromne możliwości rozpoznawania tekstu w skanowanych dokumentach, umożliwiające pracownikom przetwarzanie papierowych danych  do przydatnej postaci cyfrowej bez konieczności ich przepisywania na klawiaturze. OCR może działać w tle, bez konieczności jakiejkolwiek ręcznej obsługi.

Klasyfikacja dokumentów i indeksowanie: indeksowanie to proces łączenia metadanych ze skanowanym dokumentem. Są dwa podejścia do indeksowania, które można zastosować w przypadku QuickScanPro i systemu zarządzania dokumentami FileHold, różni je miejsce wiązania metadanych z dokumentem.

1. Aplikacja Windowsowa FileHold (FDA) z nadzorowanymi folderami: system nadzorowanych folderów pozwala kolejkować katalogi, zawierające skanowane dokumenty do ręcznego zindeksowania i późniejszego dodania do biblioteki FileHold. Operator skanera może wtedy szybko i łatwo dołączyć metadane do skanowanego dokumentu wykorzystując funkcjonalność indeksowania wielu plików zapewnianą przez system zarządzania dokumentami FileHold.
2. Indeksowanie z wykorzystaniem QuickScanPro: operator skanera może ręcznie dołączyć metadane lub wypełnić je automatycznie wykorzystując OCR i kody kreskowe, których obsługę zapewnia QuickScanPro. Wyniki – skanowane dokumenty, wraz z metadanymi, można później dodać do biblioteki systemu zarządzania dokumentami FileHold. Skontaktuj się z nami – info@archiwizuj.pl – aby uzyskać informacje, jak łatwo przetłumaczyć metadane z biblioteki FileHold do systemu indeksowania QuickScanPro. W rezultacie otrzymujemy słownik atrybutów zarządzany przez system FileHold, wykorzystywany podczas indeksowania po stronie stacji skanującej.

Wielostrumieniowość oraz detekcja kolorów: niektóre nowe skanery potrafią równocześnie przesyłać wiele strumieni danych - binarnych oraz kolorów. QuickScanPro obsługuje wielostrumieniowość i pozwala użytkownikom pracować sprawnie i wydajnie, wykorzystując tę nową funkcjonalność.

Ściągnij testową wersję QSP

Kliknij tutaj aby ściągnąć testową wersję QSP.