Sprzęt skanujący

Dzięki współpracy z producentami oprogramowania dla skanerów, FileHold '07 współpracuje z ponad 300 markami (typami) skanerów, urządzeń wielofunkcyjnych oraz fotokopiarek. Bazując na naszej wiedzy, stworzyliśmy ten dokument, aby ułatwić zakup osobom, poszukującym odpowiednich urządzeń, które będą współpracować z oprogramowaniem FileHold.

Ta strona podzielona jest na kilka sekcji. Kliknij na link poniżej, aby przejść bezpośrednio do wybranej części.

1. Kwestie które musisz rozważyć na wstępie

Wykorzystanie istniejących urządzeń
Niektóre przedsiębiorstwa i organizacje, zainwestowały już znaczne środki w wydajne urządzenia wielofunkcyjne, które umożliwiają fotokopiowanie i skanowanie bezpośrednio do plików PDF. Twoja obecna fotokopiarka, może udostępniać funkcjonalność niezbędną z punktu widzenia pozyskiwania dokumentów dla systemu FileHold. Dobrze sprawdzić, czy obecna infrastruktura umożliwia skanowanie dokumentów i będzie współpracować z systemem FileHold, przed podjęciem decyzji o zakupie nowych urządzeń.

Za co zapłacić?
Niektóre firmy na początku decydują się na kupienie prostych, podstawowych urządzeń. Po jakimś czasie zauważają, że ilość skanowanych dokumentów przekracza możliwości sprzętu i muszą kupić szybsze i bardziej wydajne skanery. Sugerujemy, żeby przy wyborze sprzętu brać pod uwagę zarówno obecne jaki i przyszłe zapotrzebowanie oraz wzrost ilości dokumentów, które będą przetwarzane do postaci cyfrowej. Wydajność Twoich pracowników powinna być podstawą twoich decyzji i zakupu odpowiedniego sprzętu, gdyż różnica pomiędzy skanerami za 500$, 1500$ czy 3000$ jest zauważalna i wpływa na nakład pracy jaki Twoi pracownicy muszą włożyć w proces skanowania. Istotnym czynnikiem przemawiającym za zakupem droższego, lepszego sprzętu, a tym samym przetwarzaniem większej ilości dokumentów do postaci cyfrowej, jest obniżenie kosztów ponoszonych na fizyczne przechowywanie dokumentów papierowych.

2. Różne klasy urządzeń skanujących.

Są cztery główne klasy skanerów do wyboru: biurkowe (desktop), zespołowe (workgroup), wydziałowe (departamental) i przemysłowe (production). Zakres klas bazuje na ilości stron dokumentów, które potrafią zeskanować na minutę, obsługiwanych funkcjach, oraz cenie poszczególnych urządzeń.

Skanery biurkowe (Desktop Scanners): około 10 – 20 stron / minutę
Podstawowy typ skanerów, który spełnia minimalne wymagania, pozwalając na skanowanie małej ilości dokumentów – do kilkuset stron na dzień. Skanery te potrafią zazwyczaj skanować w dwóch trybach: kolorowym i czarno-białym, a ich szybkość utrzymuje się na poziomie 15-35 stron / minutę. Tego typu urządzenia stosuje się zazwyczaj w mocno zdecentralizowanym procesie skanowania, gdzie w pozyskiwanie dokumentów zaangażowana jest duża ilość pracowników.

Przybliżony koszt: 400$ - 800$ USD

Skanery zespołowe i wydziałowe (Wrokgroup/Departmental Scanners): około 15 – 40 stron / minutę
Skanery zespołowe i wydziałowe, zapewniają wydajność wystarczającą dla większości małych grup potrzebujących bardziej wytrzymałych skanerów. Urządzenia te potrafią przetrwać nieustanną eksploatację i zapewnić niezmienną jakość, podczas skanowania kolejnych dokumentów przy znacznie większym dziennym obciążeniu – do kilku tysięcy dokumentów. Ciężko określić granicę, pomiędzy skanerami zespołowymi i wydziałowymi, połączyliśmy je w tym dokumencie, ponieważ większość firm poszukuje urządzenia skanującego z prędkością 25 – 45 stron / minutę.

Przybliżony koszt: 700$ - 2 000$ USD

Skanery przemysłowe (Production Scanners): około 40 – 90+ stron / minutę
Skanery te mogą kosztować od 9 000 $ aż do 100 000 $ lub więcej. Wiele firm zajmujących się profesjonalnymi usługami skanowania wykorzystuje ten typ skanerów. Z pomocy tych urządzeń korzystają także inne instytucje jak szpitale, duże korporacje, firmy prawnicze, biura rządowe, laboratoria medyczne oraz pozostałe organizacje przetwarzające ogromne ilości papierowych dokumentów. Urządzania te, dzięki swojej szybkości i wytrzymałości, a także rozbudowanym funkcjom pozwalają na przetwarzanie ogromnej ilości dokumentów w sposób nieustanny.

Przybliżony koszt: 3 500$ - 9 000$ USD

3. Podstawowe cechy urządzenia skanującego

Poniżej zamieszczono spis podstawowych funkcji, którymi powinny się cechować zakupione skanery. Lista ta nie wyczerpuje oczywiście wszystkich możliwości, lecz powinna ona wskazywać, które funkcje mają największy wpływ na wydajność urządzenia. Zalecamy także przeprowadzenie testów kilku skanerów, na różnych typach dokumentów. Skonsultuj się ze sprzedawcą, w celu wypożyczenia sprzętu do dokładniejszych testów lub przeprowadzenia prezentacji.

Niezbędne funkcje skanerów:

Automatyczne pobieranie dokumentów (automatic document feeder ADF) - więcej informacji poniżej
Skanowanie kolorowe i monochromatyczne – więcej informacji poniżej
Szybkość co najmniej 15 kartek na minutę (pages per minute ppm) – zobacz klasy skanerów powyżej
Detekcja pobrania dwóch kartek (double feed detection) – więcej informacji poniżej

Dobrze gdy skaner oferuje:

Skanowanie dwóch stron kartki równocześnie (single pass duplex -two–sided - scanning) – dowiedz się więcej poniżej
Automatyczna detekcja kolorowych i czarno – białych dokumentów
Rozpoznawanie kodu kreskowego - 2D i 3D (barcode recognition) – ta funkcja musi być zazwyczaj obsługiwana zarówno przez hardware jak i software

Automatyczne Pobieranie Dokumentów – Kupując urządzenie dobrze jest poznać jego możliwości, warto sprawdzić pojemność jego podajnika oraz czy posiada funkcje automatycznego pobierania dokumentów do skanowania. Funkcja ta, jest szczególnie istotna, gdy skanujemy grupy dokumentów, im więcej kartek możemy włożyć do podajnika, tym krótszy czas, który musimy przeznaczyć na obsługę skanera. Większość skanerów posiada podajniki potrafiące przechować przynajmniej 50 kartek.

Skanowanie kolorowe i monochromatyczne – Pomimo tego, że większość skanerów posiada funkcję skanowania zarówno monochromatycznego jak i w kolorze, powinieneś zwrócić na to uwagę podczas kupowania sprzętu. Jest to szczególnie ważne, gdy w grę wchodzi skanowanie kolorowych dokumentów.

Skanowanie dwóch stron kartki równocześnie – jeżeli większość Twoich dokumentów jest dwustronna, funkcja ta może wpłynąć na znaczną oszczędność czasu skanowania. Dzięki tej funkcji dokument nie musi być skanowany dwukrotnie – urządzenie potrafi pobrać obie strony równocześnie. Może to być nieoceniona oszczędność czasu (lub pomoc w nadrabianiu zaległości) podczas skanowania dużych ilości dokumentów.

Detekcja pobrania dwóch kartek – w skanerze znajduje się układ, który wykrywa szczelinę pomiędzy dwoma nachodzącymi na siebie kartkami w przypadku, gdy wykryje pobranie więcej niż jednej kartki, następuje automatyczne zatrzymanie urządzenia. Zwracamy na to szczególną uwagę, ponieważ jest to jeden z ważniejszych elementów skanera. Są trzy techniki wykrywania podwójnych kartek, należy zwrócić uwagę na to, który z nich posiada kupowany skaner:

Detekcja bazująca na długości – zapewnia podstawową detekcję pobrania nieodpowiedniej ilości kartek, zazwyczaj występuje w skanerach dla małych biur i w wersjach biurkowych
Detekcja bazująca na podczerwieni – cechuje ją o wiele wyższa skuteczność, od detekcji bazującej na długości, występuje w skanerach zespołowych i wydziałowych
Detekcja ultradźwiękowa – jest najlepszą metodą z pośród wymienionych i występuje zazwyczaj w skanerach klasy przemysłowej, cechuje się najwyższą dokładnością. W tym segmencie urządzeń metoda ta stała się standardem i coraz częściej można ją też spotkać w niższych klasach skanerów.