Skanowanie dokumentów ma za zadanie konwertowanie dużej ilości papierowych dokumentów do postaci elektronicznej, a następnie umieszczenia ich elektronicznych wersji w bibliotece FileHold. Umożliwia to szybkie wyszukiwanie treści i przetwarzanie zgromadzonych danych. FileHold wykorzystuje w maksymalnym stopniu możliwości technologii, aby zminimalizować nakład pracy poświęcany na skanowanie dokumentów, opisywanie metadanymi (indeksowaniem) i obsługę danych w bibliotece systemu. Proces skanowania dokumentów może odbywać się w dowolnym miejscu na świecie, a jego wyniki mogą zostać przesłane siecią do centralnej biblioteki FileHold. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu architektury opartej o serwisy sieciowe (SOA).

W zależności od typu i wielkości dokumentu można wyróżnić kilka różnych scenariuszy skanowania (od prostych do bardzo złożonych). Poniżej przedstawiono niektóre z możliwych scenariuszy, wraz z proponowanymi rozwiązaniami.

• Skanowanie dokumentów nie posiadających zdefiniowanej struktury – dokumenty nie posiadające zdefiniowanej struktury, to dokumenty, których struktury nie da się ustandaryzować w żaden sposób. Przykładami takich dokumentów mogą być kontrakty, listy czy wycinki tekstów. Dla klientów skanujących tego rodzaju dokumenty i zachowujących je w formacie Adobe PDF, przygotowaliśmy dokument Podstawy Skanowania. Aby dowiedzieć się więcej na temat rozwiązań oferowanych przez FileHold, w dziedzinie skanowania dokumentów bezstrukturalnych, kliknij Tutaj.
• Skanowanie dokumentów o zdefiniowanej strukturze wewnętrznej (lub częściowo zdefiniowanej) – dokumenty o zdefiniowanej strukturze wewnętrznej, często mają ustalony (lub, w przypadku częściowo zdefiniowanej struktury, częściowo ustalony) układ i powiązane z nim formatowanie. Przykładem dokumentów o częściowo zdefiniowanej strukturze są faktury otrzymywane od dostawców. Posiadają zawsze numer zamówienia, liczbę zamówionych sztuk towaru i adres sprzedawcy. Dane te znajdują się zazwyczaj w zbliżonych, ale często różnych miejscach. Z kolei dokumenty o w pełni zdefiniowanej strukturze to raporty finansowe, kwestionariusze, wnioski. Są to zazwyczaj wewnętrzne dokumenty korporacji, cechujące się takim samym układem. W przypadku obu typów dokumentów celem systemu FileHold jest automatyzacja procesu pozyskiwania dokumentów (skanowania), opisywania ich metadanymi oraz klasyfikacji. Aby dowiedzieć się więcej o skanowaniu dokumentów o zdefiniowanej lub częściowo zdefiniowanej strukturze kliknij Tutaj.
• Ilość materiałów do skanowania i sprzęt – dla każdego z powyższych scenariuszy skanowania istotnym czynnikiem jest objętość (np. ilość skanowanych stron na dzień) pozyskiwanych dokumentów. Wpływa ona na wymagania stawiane urządzeniom przetwarzającym dokumenty i warunkuje zakup odpowiedniego sprzętu. Nasza firma nie zajmuje się dystrybucją sprzętu potrzebnego do skanowania, oferujemy jednak naszą pomoc i doświadczenie w wyborze odpowiednich urządzeń. Więcej informacji na temat sprzętu możesz znaleźć Tutaj.

Zbyt dużo słownictwa technicznego? Świat skanowania jest pełen technicznego słownictwa, dlatego przygotowaliśmy słowniczek aby ułatwić zrozumienie treści działu Skanowanie i Obrabianie