Dowiedz się więcej o oprogramowaniu zarządzającym dokumentami
Poniższe informacje dostarczają ogólny przegląd technologii archiwizacji, wybrane fragmenty dokumentacji naszego produktu oraz słowniczek często wykorzystywanych terminów, wykorzystywanych nie tylko w systemie zarządzania dokumentami FileHold, ale także w całej branży IT. Zadaniem poniższego rozdziału jest pomoc w zrozumieniu zagadnień zarządzania dokumentami oraz wyzwań którym musi sprostać oprogramowanie zarządzające i archiwizujące.
Jeżeli szukasz dokumentacji produktu, dobrych rad oraz plików "how to" mówiących o sposobach najlepszego wykorzystania systemu zarządzania dokumentami FileHold, zobacz stronę Zasoby wsparcia zarządzania dokumentami.
Celem oprogramowania zarządzającego dokumentami jest zapewnienie możliwości cyfrowego zarządzania elektronicznymi oraz papierowymi dokumentami. Czynności wykonywane na dokumentach to m.in. pozyskiwanie, tworzenie, edytowanie, archiwizacja, kontrolowanie i dystrybuowanie zeskanowanych oraz elektronicznych dokumentów. Wiele z tych czynności coraz częściej wykonuje się na grupach dokumentów, co powoduje wydatne przyśpieszenie pracy. Systemy zarządzania i archiwizacji dokumentów stają się coraz ważniejsze, coraz większa liczba osób zauważa, że biuro bez papierowych dokumentów jest utopią, do której można dążyć lecz nie można jej osiągnąć. Zamiast tego potrzebny jest system, który pozwala na równoczesną obsługę papierowych i elektronicznych dokumentów.
Główne filary firmowego systemu zarządzania dokumentami są następujące:
Są dwie drogi dodawania dokumentów do systemu. Typowe dokumenty papierowe mogą być szybko skanowane i dodane do systemu archiwizacji w tani i łatwy sposób. Użytkownicy pracujący z plikami, którą są już w formacie elektronicznym, także mogą je dodać bezpośrednio do biblioteki. Ilość dodawanych dokumentów zależy od środowiska pracy i może się wahać od kilku do tysiąca plików na dzień.
System zarządzania dokumentami zapewnia długoterminowe, bezpieczne i wydajne środowisko przechowywania i archiwizowania dokumentów. Oprogramowanie musi być przystosowane do obsługi dokumentów podczas ich cyklu życia, rosnącej ilości dokumentów oraz pozwalać na ustalanie reguł dostępu do dokumentów na poziomie użytkowników i grup użytkowników.
- Zarządzanie cyklem życia dokumentów
W trakcie przechowywania dokumentów, zachodzi potrzeba zarządzania ich cyklem życia. Jednym z głównych zagadnień strategii "biura bez papierowych dokumentów" (paperless office) jest wersjonowanie dokumentów i przechowywanie historii zmian. Pozwala to na wycofanie modyfikacji wprowadzonych przez użytkownika i powrócenie do starszej wersji dokumentu (rollback). System pozwalający na wypożyczanie dokumentów do modyfikacji (check-out) i zwracania wypożyczonych dokumentów (check-in) zapewnia spójność dokumentów oraz zapobiega niepożądanemu nadpisaniu plików. System powinien archiwizować poprzednie wersje dokumentów, aby były one zawsze dostępne.
System indeksowania biblioteki powinien zapewniać środowisko, w którym Administrator biblioteki - odpowiedzialny za rozmieszczenie dokumentów - może szybko określić miejsce przechowywania dokumentów oraz kontrolować słowniki atrybutów, wykorzystywane podczas ich kategoryzacji. Wykorzystanie zarządzanego słownika atrybutów - specyficznego dla firmy, która je wykorzystuje - jest kluczowe dla zapewnienia szybkiego wyszukiwania plików.
System wyszukiwania dokumentów powinien pozwolić użytkownikom, łatwo wyszukiwać archiwizowane dokumenty, dzięki wykorzystaniu indeksów, bazujących na słowniku atrybutów lub terminów zawartych w indeksie, stworzonym na podstawie tekstu zawartego w dokumencie. Wykorzystanie tych dwóch metod upraszcza i przyśpiesza wyszukiwanie dokumentów, równocześnie minimalizując liczbę zapytań z zerową lub zbyt dużą liczbą wyników.
- Kontrola dostępu do dokumentów
Dobry system zarządzający dokumentami pozwoli na ścisłą kontrolę dostępu do różnych typów przechowywanych dokumentów oraz lokalizacji w repozytorium dokumentów. Aby zabezpieczyć archiwizowane dokumenty przed dostępem przez obcych, powinny być one zaszyfrowane. Dostęp do dokumentów powinien być możliwy jedynie przez programowy interfejs systemu zarządzania dokumentami.
- Zarządzanie Obiegiem Dokumentów
Oprogramowanie zarządzające dokumentami zazwyczaj określa model procesów obiegu, służący do certyfikowania i elektronicznego podpisywania dokumentów. Procesy obiegu dokumentów są zazwyczaj tworzone ręcznie w miarę potrzeb lub na podstawie szablonów procesów. Rozwiązania obiegu dokumentów mogą być implementowane w niezależnych aplikacjach, na których użytkownik zazwyczaj pracuje lub jako serwis działający w tle, który kontroluje przepływ informacji i dokumentów bez potrzeby posiadania specjalnej aplikacji klienckiej.
Podstawy profilowania i indeksowania dokumentów
Oprogramowanie zarządzające dokumentami zapewnia platformę, za pomocą której użytkownik może dodawać i organizować dokumenty oraz inne archiwizowane pliki.
Oprogramowanie powinno zapewniać przejrzystą i łatwą w obsłudze strukturę przechowującą dokumenty oraz możliwość profilowania dokumentów w celu późniejszego wyszukiwania. Aby osiągnąć oba cele, niezbędne jest stworzenie platformy przechowywania dokumentów oraz zasad ich profilowania. Po ich zdefiniowaniu, użytkownicy mogą dodawać i zarządzać dokumentami w efektywny sposób, który zapewnia szybkie wyszukiwanie.
Dowiedz się więcej na temat następujących zagadnień archiwizacji:
- Definiowanie platformy przechowywania i archiwizacji dokumentów
- Definiowanie zasad profilowania dokumentów
- Dodawanie nowej zawartości do szkieletu
- Taktyki wyszukiwania dokumentów
- Bezpieczeństwo i autoryzacja dokumentów