Funkcje związane z przechowywaniem, archiwizowaniem i usuwaniem plików z biblioteki

Listy dokumentów aktywnych i nieaktywnych

Bazując na typie dokumentu, metadanych z nim związanych, dacie utworzenia i zasadach archiwizowania, dokumenty są automatycznie opisywane jako aktywne lub nieaktywne. Nieaktywne dokumenty, mogą być automatycznie archiwizowane lub usuwane przez system.

Rejestrowanie wykorzystania dokumentów

FileHold przechowuje informacje o tym w jaki sposób oraz kiedy dokumenty były wykorzystywane przez użytkowników systemu. Powyższe dane są zapisane w sposób trwały i obejmują kopiowanie, zmianę, przenoszenie i usuwanie dokumentów a także danych opisujących dokument (metadanych).
Dowiedz się więcej o Logowaniu wykorzystania i dostępu do dokumentów

Ustawienia wielostopniowej archiwizacji i usuwania

FileHold zapewnia dwustopniową archiwizację i usuwanie dokumentów, opierając się na zasadach zdefiniowanych dla każdego z typów dokumentów. Administratorzy biblioteki mogą tak skonfigurować system, by, na przykład, archiwizował i usuwał faktury odpowiednio po 5 i 7 latach od utworzenia, podczas gdy kontrakty będą archiwizowane już po upływie 3 lat. Zaplanowane zadanie na serwerze FileHold, w sposób cykliczny i automatyczny archiwizuje i/lub usuwa z systemu pliki, które spełniają wcześniej określone kryteria, bez potrzeby ingerencji z zewnątrz.

Zabezpieczenia przed skasowaniem

Dokumenty przypadkowo usunięte przez użytkownika, mogą zostać szybko odzyskane przez administratora biblioteki z Kosza systemu FileHold.

Bezpieczeństwo dokumentów niemodyfikowalnych (zapisów) w bibliotece

Dokumenty niemodyfikowalne mogą być skasowane z biblioteki jedynie z wykorzystaniem ich zasad archiwizowania lub przez specjalnie wyznaczonego managera zapisów. Użytkownicy mają dostęp jedynie do kopii takich dokumentów nigdy bezpośrednio do oryginałów. Zmienione zapisy, są traktowane jako nowe dokumenty i nie powodują nadpisania oryginalnej wersji.

Znaczenie zarządzania dokumentami niemodyfikowalnymi

Managerowie z sektora publicznego jak i prywatnego, obawiają się coraz bardziej, skutków związanych z nieprawidłowym przechowywaniem i usuwaniem dokumentów korporacyjnych lub publicznych, które nie mogą ulegać modyfikacji – podpisanych kontraktów, umów, przepisów itd. FileHold zmniejsza te obawy, dzięki automatyzacji zarządzania takimi zapisami w połączeniu, z obsługą różnych krajowych i międzynarodowych standardów.

Zarządzanie zapisami jest podzbiorem systemu FileHold i istotnym narzędziem, pozwalającym firmom pozostać w zgodzie z najlepszymi standardami przechowywania i usuwania dokumentów oraz wymogami prawnymi. FileHold ’06 automatyzuje proces przechowywania zapisów, dzięki zapewnieniu efektywnych możliwości indeksowania, wyszukiwania i usuwania które pozwalają użytkownikowi szybko zarchiwizować i wyszukiwać dane zgromadzone w elektronicznej bibliotece.

Bibliotekarz lub administrator może przypisywać i zarządzać regułami usuwania zapisów, które automatyzują niszczenie zapisów, działając tym samym na korzyść firmy, oszczędzając czas i zwiększając jej wydajność. Dzięki automatyzacji zasad usuwania, mamy pewność, że tylko autoryzowany personel, który rozumie zasady związane z zarządzaniem dokumentami niemodyfikowalnymi, będzie miał możliwość niszczenia takich zapisów. Kilka poziomów zabezpieczeń użytkowników oraz szyfrowanie zapewniają, że tylko autoryzowani użytkownicy będą mieć dostęp do chronionych informacji.

FileHold ’06 jest łatwym do zainstalowania i wykorzystania oprogramowaniem i może być obsługiwany przez sieć wewnętrzną lub Internet z wykorzystaniem przyjaznej dla użytkownika przeglądarki. Ponieważ FileHold jest łatwy w instalacji i obsłudze, koszt posiadania systemu, jest dostosowany do stale malejących budżetów IT. FileHold ’06 jest kompleksowym rozwiązaniem dla średnich przedsiębiorstw jak i wydziałów dużych firm.