Funkcje wykorzystywane w łatwej dystrybucji i szybkim dostępie do dokumentów w bibliotece

Efektywne wyszukiwanie po zawartości

Mechanizm wyszukiwania w FileHold zapewnia możliwość szybkiego i efektywnego znalezienia dokumentów, znacznie przyśpieszając pracę użytkownika. Mechanizm indeksacji przechowuje zarówno dane opisowe dokumentu (metadane) jak również jego aktualną zawartość. FileHold potrafi przetwarzać wszystkie popularne typy plików, z uwzględnieniem plików pakietu Microsoft Office, plików PDF, folderów skompresowanych ZIP i wielu innych. Użytkownicy mogą ograniczyć wyniki wyszukiwania poprzez określenie lokalizacji w której ma być przeprowadzone wyszukiwanie, typu pliku, autora, daty utworzenia, statusu i wielu innych rodzajów informacji, którymi mogą być opisane poszczególne dokumenty. Mechanizm ten można skonfigurować, by obsługiwał różne typy i strategie wyszukiwania: rozmyte, synonimów, głosowe (phonic), boole’owskie czy dzikie karty.
Dowiedz się więcej o Wyszukiwaniu dokumentów po zawartości

Wyszukiwanie w metadanych (Udoskonalone w FileHold'07)

Ten rodzaj wyszukiwania pozwala użytkownikom na stworzenie własnych zapytań do mechanizmu wyszukiwania z użyciem pól metadanych stworzonych wcześniej przez administratora biblioteki. Wchodzić w to mogą słowa kluczowe, dane numeryczne, pola daty, pola zaznaczenia i wielokrotnego wyboru oraz listy rozwijane. Można również definiować zapytania w oparciu o użytkowników systemu, typy plików, daty utworzenia i modyfikacji, status dokumentu (np. oczekujący na zatwierdzenie), wersję, numer, lokalizację i wiele innych. Poszczególne opcje wyszukiwania można rozszerzyć lub ograniczyć za pomocą operatorów porównania. Tak stworzone zapytania można zapisać i używać ich również w przyszłości.
Dowiedz się więcej o Wyszukiwaniu w metadanych

Bezpieczeństwo wyszukiwania

Użytkownicy mogą tylko wyszukiwać i znajdywać dokumenty do których mają autoryzowany dostęp.

Istotność przeszukiwania

Mechanizm wyszukiwania można parametryzować w celu zmiany wagi trafień wyszukiwania w treści i w metadanych. Nadanie większego znaczenia wyszukiwaniu w informacjach opisujących dany dokument pozwala zmaksymalizować zwrot z nakładu pracy włożonej w opisywanie dokumentów. Jest to bardzo przydatne przy dokumentach, których zawartość nie jest łatwo indeksowalna i nie nadaje się do przeszukiwania, np. faktury, zamówienia czy zapisy transakcji. W przypadkach, gdy biblioteka zawiera dokumenty bogate w treść, takie jak prace naukowe czy artykuły prasowe, większe znaczenie powinno być położone na przeszukiwanie w zawartości tych dokumentów.

Dostęp z wykorzystaniem przeglądarki internetowej

Użytkownicy mogą w łatwy sposób dostać się do biblioteki FileHold’a, wykorzystując standardową przeglądarkę internetową (Internet Explorer i zgodne z Mozilla).

Dostęp z wykorzystaniem aplikacji klienckiej dla systemu Windows

Aplikacja kliencka FileHold łączy w sobie funkcjonalność aplikacji Windows z dużymi możliwościami i niskimi kosztami aplikacji internetowych. Najważniejsze cechy wzięte z aplikacji Windows to działający podobnie do Windows Explorera interfejs dostępu do biblioteki oraz takie elementy jak technika przeciągnij i upuść (drag&drop), menu aplikacji oraz menu kontekstowe pod prawym klawiszem myszy. Podobieństwa do aplikacji sieciowych to ciągłe zarządzanie aplikacjami poprzez serwer, który odpowiada za to żeby użytkownicy mieli dostęp do najnowszych wersji oprogramowania, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów związanych z obsługą użytkowników przez dział IT w firmie. Aplikacja kliencka pozwala zaawansowanym użytkownikom, administratorom oraz operatorom urządzeń do skanowania i fotografowania dokumentów dodawać i opisywać duże ilości dokumentów do biblioteki w tym samym momencie. Użytkownicy posiadający konta domenowe lub sieciowe mogą być automatycznie autoryzowani i logowani do systemu FileHold. Aplikacja ta wymaga zainstalowanej .NET Framework na komputerze użytkownika i może być rozwijana i dostarczana użytkownikom końcowym w postaci plików MSI, co minimalizuje koszty utrzymania dużego działu technicznego wsparcia użytkowników. Aplikacja potrafi automatycznie wykrywać i łączyć się za pomocą serwerów proxy, więc wymaga minimalnej ilości konfiguracji.
Dowiedz się więcej o Aplikacji klienckiej dla systemu Windows

Dostęp do biblioteki FileHold z wykorzystaniem Microsoft Office

Użytkownicy mogą dostać się do biblioteki FileHold’a, wykorzystując ich ulubioną aplikację z pakietu Microsoft Office: Word, Excel, Outlook, Power Point czy Visio. Użytkownicy mają możliwość przeglądania, kopiowania, wypożyczania dokumentów (check-out), dodawania nowych, zwracania wypożyczonych (check-in) bez potrzeby wychodzenia z aplikacji Microsoft Office. Wraz z wersją FileHold'07 użytkownicy otrzymali również możliwość przeszukiwania biblioteki, przeglądania i zarządzania zadaniami w procesach obiegu dokumentów, recenzowania a także zatwierdzania dokumentów. Z poziomu aplikacji Microsoft Office możliwe jest również dodawanie załączników do recenzowanych i zatwierdzanych dokumentów, komentarzy oraz przeglądanie statusów dokumentów wraz z informacjami o tym kto i kiedy zatwierdził dany dokument.
Dowiedz się więcej o Dostępie z produktów Microsoft Office

Bezpośredni dostęp do dokumentu

FileHold'07 oferuje dostęp do dokumentu za pomocą bezpośredniego adresu URL. Adres ten może być następnie wykorzystany w innych dokumentach, na stronach internetowych, przesłany drogą elektroniczną do innych pracowników i w wielu innych miejscach, które potrzebują dostępu do danego dokumentu bez poszukiwania go w strukturze biblioteki. Adres do dokumentu jest automatycznie aktualizowany, co zapewnia dostęp zawsze do najnowszej wersji dokumentu, likwidując tym samym potrzebę ręcznego zmieniania linków po zmianie dokumentu. W momencie, gdy taki link zostanie otwarty przez użytkownika, zostanie on najpierw poproszony o zalogowanie się do biblioteki FileHold, zapewniając, że tylko autoryzowani użytkownicy będą mieli dostęp do danego dokumentu. Po zalogowaniu się użytkownik uzyska dostęp do wybranego dokumentu.

E-maile bezpośrednio z biblioteki

Użytkownicy systemu mogą wysyłać dokumenty (lub zabezpieczone odnośniki do nich) przechowywane w bibliotece FileHold do swoich współpracowników, członków zespołów, klientów, czy też dostawców, za pomocą poczty elektronicznej bezpośrednio z systemu. System zabezpieczeń zapewnia, że tylko autoryzowani użytkownicy uzyskają dostęp do tego rodzaju dokumentów. Administratorzy mogą skonfigurować system w taki sposób, że możliwe będzie wysyłanie jedynie zabezpieczonych odnośników co zapewni, że tylko użytkownicy systemu będą mieli do nich dostęp.

Dostarczaj dokumenty innym aplikacjom

Architektura oparta o serwisy sieciowe (SOA - web services oriented architecture) oraz API FileHold pozwala na łatwą integrację systemu z istniejącymi portalami, siecią wewnętrzną systemami ERP, CRM, rozliczeń finansowych oraz innymi aplikacjami firm trzecich które używają standardowych narzędzi firmy Microsoft. Standardowe API jest najbezpieczniejszą i najbardziej skalowalną z metod współdziałania innych aplikacji z systemem FileHold.

Tworzenie dokumentów PDF

Jeden z modułów system FileHold pozwala na konwertowanie dokumentów przechowywanych w popularnych formatach do format PDF, bez potrzeby posiadania aplikacji konwertujących na komputerach klienckich. Cała operacja odbywa się po stronie serwera FileHold i może być wykonana tylko przez autoryzowanych użytkowników.

Efektywne wyszukiwanie zarządzanych dokumentów

Ile razy pytałeś kolegów z pracy, czy posiadają dokument lub prezentację, którą ktoś stworzył i zapisał, ale ty nie potrafisz jej znaleźć? I gdy w końcu, komuś udawało się to zlokalizować, była to stara wersja i musiałeś wprowadzić wiele modyfikacji, aby była zgodna z aktualnym stanem. A może, gdy w końcu sam znalazłeś dokument okazało się, że ktoś zapisał starszą wersję na najnowszej, ponieważ myślał, że jest bardziej aktualna.

Przechowywanie dokumentów w bezpieczny i zabezpieczony sposób, to tylko połowa funkcjonalności systemu zarządzania dokumentami. Wszyscy posiadamy dokumenty na naszych komputerach i scentralizowanych serwerach, ale jaką mają one wartość, jeżeli nikt nie może ich znaleźć, lub gdy nie mogą być współdzielone. Oprogramowanie FileHold, ma łatwe w wykorzystaniu i przyjazne metody przechowywania, które wspierają dokładne indeksowanie dokumentów w celu ich późniejszego odnalezienia. Nasz system kontroli wersji zapewnia, że żadna wersja dokumentu nie będzie nigdy nadpisana. Oprogramowanie FileHold'07 zapewnia możliwość informowania o dostępie i modyfikacji Twoich dokumentów – dzięki temu masz nad nimi kontrolę.

Aby dowiedzieć się więcej o możliwościach systemu zarządzania dokumentami FileHold'07 w dziedzinie wyszukiwania i łatwości wprowadzenia ich w Twojej firmie skontaktuj się z info@archiwizuj.pl