Funkcje wykorzystywane w przetwarzaniu i zatwierdzaniu dokumentów oraz formularzy

Poniższe funkcje są dostępne począwszy od wersji FileHold’07

Recenzja dokumentów i wsparcie zatwierdzania dokumentów

FileHold zapewnia proste recenzowanie i zatwierdzanie dokumentów, które przed publikacją, muszą przejść przez kilku autorów, recenzentów i osoby zatwierdzające.

Wsparcie dla szablonów procesów oraz procesów tworzonych doraźnie

FileHold daje możliwość szybkiego tworzenia szablonów procesów obiegu dokumentów na które składają się operacje recenzji i zatwierdzania dokumentów. Każda czynność może być wstępnie skonfigurowana, można określić jej opis, datę zakończenia, predefiniowanych użytkowników którzy mają ją wykonywać oraz jej obserwatorów. W przypadku, gdy nie da się stworzyć procesu w oparciu o już istniejące szablony, użytkownicy inicjujący dany proces mają możliwość stworzenia procesów doraźnych lub dostosowania szablonów do własnych potrzeb.

Recenzowanie dokumentów i Kolekcje komentarzy

System zarządzania recenzjami zapewnia zorganizowane kolekcje komentarzy dokumentów od jednego lub wielu recenzentów. Recenzent może podsumować dokument umieszczając komentarz lub tworząc załącznik. System zarządzania recenzjami współpracuje z systemem kontroli wersji, a komentarze są łączone z odpowiednimi wersjami dokumentów.

Zatwierdzanie dokumentów i strona komentarzy

Proces zatwierdzania dokumentów umożliwia, by był on wysyłany do jednego lub kilku użytkowników w celu skomentowania. Osoby zatwierdzające mogą szybko zaakceptować (lub odrzucić) dokument i umieścić komentarz, dostarczając informacji i wsparcia innym użytkownikom. Komentarze są powiązane z konkretnymi wersjami dokumentu, dzięki czemu użytkownicy mogą szybko sprawdzić kto i z jakich powodów zatwierdził lub odrzucił dokument.

Moje recenzje i Listy zadań

Użytkownicy biorący udział w recenzowaniu i zatwierdzaniu dokumentów mogą przejrzeć swoje listy zadań, zawierające wszystkie przydzielone do nich zadania. Użytkownicy mają ciągły dostęp do szczegółów swoich zadań: opisu, informacji o osobie, która je przydzieliła i daty do której muszą zostać ukończone. Użytkownicy mogą być poinformowani o swoich nowych zadaniach, zakończeniu procesu obiegu dokumentów w który są włączeni i wielu innych zdarzeniach.

Recenzowanie i zatwierdzanie z dowolnego miejsca

Użytkownicy mają możliwość zarządzania swoimi zadaniami, recenzowania i zatwierdzania dokumentów z którejkolwiek z aplikacji działających w systemie FileHold. W szczególności mogą wykorzystać aplikacje pakietu Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook lub Visio), aplikację internetową w przeglądarce sieci www (Internet Explorer, FireFox 1.5+) lub dedykowaną aplikację FileHold Desktop Application.

Ukrywanie dokumentów nie zatwierdzonych.

Osoby nie włączone w proces recenzji i zatwierdzania dokumentów nie będą widziały dokumentów, które jeszcze nie zostały zatwierdzone. W momencie, gdy dany dokument zostaje zatwierdzony zgodnie z procesem obiegu dokumentów, staje się on widoczny dla wszystkich którzy mają dostęp do danej biblioteki. Takie podejście zapobiega potrzebie tworzenia tymczasowych folderów, ze specyficznymi uprawnieniami, na czas recenzji i zatwierdzania dokumentów. Pozwala to na efektywną pracę nad dokumentami, przy minimalnej ilości dodatkowych czynności administracyjnych.

Delegacja zadań

Użytkownicy mogą delegować część zadań procesu obiegu dokumentów oraz uprawnienia do podpisywania dokumentów na inne osoby. Można przenieść takie zadania i uprawnienia na pojedyncze zadanie, lub delegować wszystkie zadania na określony przedział czasu – np. w przypadku choroby lub urlopu pracownika.

Wsparcie obserwatorów

Pozwala wybranym użytkownikom na pełnienie funkcji obserwatora procesu recenzowania i zatwierdzania dokumentu. Obserwator może sprawdzić w jakim stadium aktualnie znajduje się dokument oraz przeglądać wszystkie komentarze i recenzje z nim związane. Taka funkcja może być przydatna dla wewnętrznego audytu, kontroli jakości i zarządzania najważniejszymi procedurami i procesami w firmie.

Recenzowanie i Raportowanie statusu zatwierdzania

Raport statusu procesu pozwala na przegląd wszystkich czynności i stanów zadań recenzowania i zatwierdzania w którym bierzesz udział jako uczestnik (recenzent lub osoba zatwierdzająca) lub obserwator. Dodatkowo administratorzy otrzymują ogólny raport dla wszystkich procesów w systemie oraz możliwość tworzenia specyficznych raportów z użyciem filtrowania po osobach tworzących proces, statusie procesu, dacie startu i zakończenia (także tego przewidywanego), konkretnym dokumencie i wielu innych opcjach.

Funkcja wyszukiwania dla dokumentów zatwierdzonych

Użytkownicy mają możliwość poprawiać swoje wyszukiwania, by obejmowały dokumenty zatwierdzone, oczekujące na zatwierdzenie, odrzucone lub jeszcze nie oddane do zatwierdzenia. Dodatkowo użytkownicy mogą ograniczyć wyszukiwanie do konkretnej daty - kiedy dokument był zatwierdzony.

Możliwość zmiany czynności i zadań

Administratorzy biblioteki mają możliwość usuwania zadań i czynności w trakcie działania procesu, bez wpływu na resztę procesu. Taka funkcja jest niezbędna dla administratorów w celu efektywnego zarządzania procesami i usuwania przeszkód które mogą uniemożliwić ukończenie konkretnego procesu obiegu dokumentów.

Ciągłe rejestrowanie procesu.

Rejestrowanie czynności wykonywanych w procesie obiegu dokumentów jest powiązane z każdą wersją, każdego z dokumentów którego ten proces dotyczy. Ciągłość zapisywania informacji pozwala na wykrycie i naprawienie ewentualnych błędów, oraz dostarcza cennych informacji na temat przebiegu danego procesu.

Efektywna i skalowalna platforma procesów obiegu dokumentów

Działanie platformy procesów obiegu dokumentów oparte jest o Microsoft Workflow Foundation. Zapewnia to jej skalowalność i efektywność pomimo tysięcy procesów, które mogą działać jednocześnie. Procesy są stale podtrzymywane i mogą zawierać bardzo długie cykle bez wpływu na ich wydajność.