Funkcje wykorzystywane w pozyskiwaniu, integracji i klasyfikacji dokumentów

Zarządzanie słownikiem atrybutów opisujących dokumenty

FileHold zapewnia potężny i prosty w użyciu system, pozwalający na zarządzanie słownictwem, które może być użyte do opisywania dokumentów i innych plików w poszczególnych bibliotekach. Różne rodzaje dokumentów posiadają pewne, specyficzne dla siebie dane i muszą być opisane w odrębny sposób. Zwykłe informacje jakie można uzyskać na podstawie położenia (folderu) dokumentu lub tytułu mogą okazać się niewystarczające. Użytkownik może przypisać do dokumentu dodatkowe informacje opisujące – metadane – co pozwala zorientować się w przeznaczeniu i treści dokumentu bez otwierania go – jest to bardzo przydatne, zwłaszcza jeśli w systemie przechowywanych jest tysiące czy miliony dokumentów. Administratorzy biblioteki tworzą pola opisowe różnych typów (data, waluta, tekst, dane numeryczne i inne) by stworzyć możliwości właściwego opisania dodawanego dokumentu przez użytkownika. Ponieważ system klasyfikacji jest centralnie zarządzany, pozwala to na zachowanie spójności i jakości opisu dokumentów. Uważna i logiczna klasyfikacja dokumentów znacznie przyśpiesza ich wyszukiwanie przez użytkowników systemu i umożliwia łatwiejsze ich przetwarzanie w przyszłości.

Dowiedz się więcej o Klasyfikacji dokumentów i Meta-Informacjach

Masowe opisywanie dokumentów (Udoskonalone w FileHold'07)

FileHold pozwala na oszczędność czasu dzięki systemowi grupowego opisywania dokumentów. Opisywanie dokumentów polega na dodawaniu do nich dodatkowych informacji – metadanych – pozwalających na szybsze i łatwiejsze  wyszukiwanie dokumentów w przyszłości. W większości przypadków w trakcie wprowadzania grupy dokumentów do systemu – np. dotyczących tego samego produktu lub klienta – jesteśmy w stanie wyodrębnić takie informacje, które są dla nich wspólne. Użytkownicy FileHold mają możliwość opisania takich dokumentów tuż przed ich dodaniem do biblioteki. Wszystkie atrybuty opisujące dokumenty oparte są o słowniki zarządzane przez administratorów, co zapewnia spójność i standaryzację opisów.

Optymalizacja masowego dodawania dokumentów

Wykorzystując technikę przeciągnij i upuść (drag and drop) użytkownicy aplikacji klienckiej FileHold Desktop Application mogą w szybki sposób dodawać dokumenty znajdujące się na, często przeciążonych, serwerach oraz współdzielonych dyskach sieciowych. Aplikacja kliencka oferuje niezawodny, równoległy transfer dużych plików (do wielkości 1,8 GB) do biblioteki z dowolnej lokalnej lub sieciowej lokalizacji. Przeglądarka transferowanych plików pozwala użytkownikowi zobaczyć postęp pobierania i wysyłania dokumentów do biblioteki. Wyświetla także raport błędów, które mogą wystąpić podczas tych operacji. Wszystkie dokumenty lub pliki importowane do biblioteki są indeksowane, co pozwala na ich późniejsze wyszukiwanie za pomocą metadanych lub przeszukiwania tekstowego.

Automatyzacja importu z Folderów Obserwowanych

Aplikacja FDA (FileHold Desktop Application) pozwala na obserwowanie wielu lokalizacji w Twojej sieci, śledzenie zmian pod kątem pozyskanych lub dodanych dokumentów i możliwość automatyzacji importu tych plików do biblioteki FileHold. Po zaimportowaniu dokumentów, oryginalne pliki mogą zostać usunięte, by uniknąć duplikacji zawartości. Obserwowane Foldery to funkcja, która sprawdza się idealnie przy automatycznym imporcie plików pochodzących ze skanerów, cyfrowych kopiarek lub innych urządzeń, których zadaniem jest skanowanie dokumentów i publikowanie ich w sieci.

Obsługa dokumentów roboczych i niemodyfikowalnych

Biblioteka FileHold automatycznie obsługuje różne typy dokumentów, takie nad którymi trwają prace (dokumenty robocze) oraz takie, które nie mogą być modyfikowane. Dokumenty robocze mogą być wersjonowane (mogą być wypożyczane na potrzeby modyfikacji i zwracane do biblioteki – funkcja check-in i check-out), podczas gdy dokumenty niemodyfikowalne – np. zapisy transakcji lub korespondencji – nie mogą. Podobnie dokumenty robocze mogą być usuwane przez użytkowników, którzy mają do tego uprawnienia, natomiast zapisy niemodyfikowalne mogą być usunięte jedynie przez administratorów. Te zasady przechowywania dokumentów zapewniają, że pliki są przechowywane zgodnie ze standardami takimi jak Sarbenes Oxley lub HIPAA.

Skanowanie i pozyskiwanie dokumentów papierowych – rozwiązania podstawowe

FileHold zapewnia łatwą integrację z zewnętrznym oprogramowaniem skanującym i obrabiającym dla firm, potrzebujących prostych metod skanowania dokumentów i importowania ich do biblioteki FileHold. Specjalna funkcja Foldery Obserwowane pozwala na automatyczne importowanie pozyskanych dokumentów do systemu FileHold. Proponowane rozwiązania systemów skanowania, zapewniają wszystkie niezbędne funkcje dla szybkiego skanowania, polepszania jakości obrazów, OCR, podglądania, opisywania, drukowania i przechowywania czarno-białych i kolorowych dokumentów. Obsługa kodów kreskowych (barcode) oraz patchcode, zapewnia łatwą separację dużej ilości przetwarzanych dokumentów.
Dowiedz się więcej o Podstawach skanowania

Skanowanie i pozyskiwanie dokumentów papierowych – zaawansowana integracja

FileHold zapewnia wysoki poziom integracji z systemami skanującymi wykorzystującymi rozpoznawanie kodów kreskowych, strefowy OCR, przeglądanie baz danych oraz inne zaawansowane funkcje indeksujące pozyskane dokumenty. Integracja zapewnia najwyższy stopień automatyzacji procesu skanowania i indeksowania dokumentów i ogranicza rolę operatora skanera do minimum, czasami eliminując potrzebę obsługi.
Dowiedz się więcej o Skanowaniu zaawansowanym

Wyszukiwanie dokumentów papierowych

Dokumenty, których nie da się łatwo przenieść do postaci cyfrowej – takiej jak fotokopie, mapy czy duże książki lub opracowania mogą być również zarządzane za pomocą FileHold. System pozwala na zapisanie informacji o lokalizacji dokumentów w bibliotekach, biurach lub magazynach dokumentów i przyśpiesza tym samym ich wyszukiwanie.