Funkcje scentralizowanej kontroli nad strukturą biblioteki i atrybutami opisu dokumentów
Zarządzanie atrybutami opisu dokumentów
Biblioteka FileHold umożliwia zarządzanie słownikami atrybutów opisu dokumentów. Zapewnia to klasyfikację dokumentów w logiczny, spójny sposób – zgodny z panującymi w firmie zasadami, jej procesami biznesowymi, wewnętrznymi przepisami i innymi wymaganiami, jakimi pracownicy powinni sie kierować tworząc i opisując dokumenty. Administrator biblioteki może w prosty sposób dodawać i edytować atrybuty opisu dla każdego z typów dokumentów przechowywanych w bibliotece. Do typów dokumentów można zaliczyć między innymi kontrakty, zamówienia, dokumentacje techniczne i wiele innych rodzajów dokumentów które będą przechowywane w bibliotece.
Stworzone przez administratora pola opisu są następnie wykorzystywane przez użytkowników dodających i opisujących dokumenty. Przykładowo administrator może zdefiniować atrybuty dla dokumentów typu kontrakt. Wśród nich znajdą się między innymi, numer kontraktu i nazwa/nazwisko klienta. W momencie, gdy użytkownik systemu będzie dodawać nowy dokument do biblioteki, zostanie poproszony o wybranie typu dokumentu. Po wybraniu kontraktu, zostanie poproszony o opisanie dodawanego dokumentu poprzez wypełnienie zdefiniowanych wcześniej pól: numer kontraktu i nazwa/nazwisko klienta.
Pola opisu mogą być różnych typów i obejmują:
- Pola tekstowe (jedno lub wielolinijkowe)
- Pola daty (wraz z kalendarzem ułatwiającym wybranie daty)
- Pola numeryczne
- Pola walutowe
- Checkboxy – możliwość zaznaczenia opcji (Tak/Nie)
- Jedno lub wielolinijkowe pola wyboru które mogą być stworzone lokalnie lub oparte o zewnętrzną bazę danych
Gwarancja pozyskania metadanych
Podczas dodawania nowego dokumentu użytkownik proszony jest o jego klasyfikację przy użyciu wymaganych pól opisu wypełnianych za pomocą predefiniowanych atrybutów, pól tekstowych lub rozwijanych list atrybutów. Takie rozwiązanie zapewnia, że wymagana ilość metadanych zostanie wprowadzona dla każdego z dokumentów znajdujących się w bibliotece. Administratorzy biblioteki mogą definiować zarówno wymagane jak i opcjonalne pola opisu. FileHold umożliwia konfiguracje schematów opisu dokumentów i zarządzanie tymi schematami w taki sposób, by konkretne grupy użytkowników wykorzystywały jedynie te, które mają ścisły związek z ich działalnością – nie muszą w ten sposób wprowadzać przypadkowych danych.
Listy wyboru oparte o zewnętrzną bazę danych (Nowość w FileHold)
FileHold zapewnia mechanizm tworzenia list wyboru w oparciu o dane pobrane z zewnętrznej bazy danych. Administratorzy biblioteki mogą zdefiniować pole opisu będące listą rozwijaną i powiązać je z odpowiednim typem dokumentu. W momencie dodawania dokumentu, użytkownik może wybrać opcję z takiej listy i powiązać ją z tym dokumentem. Przykładowo pole opisu które nazywa się Nazwa Klienta, może zostać zdefiniowane dla dokumentów typu faktura. Gdy użytkownik będzie dodawał nową fakturę do biblioteki, będzie mógł wybrać nazwę klienta z listy klientów która jest przechowywana w zewnętrznej bazie danych.
Kontrola rozmieszczenia dokumentów
Administratorzy biblioteki mają pełną kontrolę nad strukturą przechowywania dokumentów oraz nad prawami użytkowników systemu. Poprzez zarządzanie pierwszymi 2 poziomami biblioteki dokumentów (kontenerami i szufladami), administratorzy mogą wymusić na użytkownikach przechowywanie dokumentów we właściwych miejscach biblioteki. Takie rozwiązanie zapewnia łatwe wyszukiwanie dokumentów, które są przechowywane w logiczny i usystematyzowany sposób.
Standard nazewnictwa dokumentów
Pozwala na szybkie tworzenie oraz dostosowanie do standardów nazewnictwa panujących w firmie. Podczas dodawania dokumentów do biblioteki, ich nazwy są automatycznie zmieniane zgodnie ze konwencjami nazewnictwa stworzonymi przez administratorów.
Dowiedz się więcej o
Kontroli nazewnictwa dokumentów