Funkcje wykorzystywane w pracy grupowej, wyszukiwaniu i zatwierdzaniu dokumentów w bibliotece.

Bezpieczne, konfigurowalne środowisko, odwzorowujące realne środowisko biurowe.

System zarządzania dokumentami FileHold odwzorowuje znane z codziennego życia sposoby przechowywania dokumentów. Podobnie jak w każdym biurze struktura biblioteki obejmuje kontenery z szufladami, w których można tworzyć grupy folderów i/lub foldery z dokumentami. Administratorzy biblioteki mogą zarządzać pierwszymi dwoma poziomami struktury (kontenery i szuflady) co zapewnia prawidłowe położenie poszczególnych grup dokumentów i ułatwia późniejsze wyszukiwanie konkretnych dokumentów.
Dowiedz się więcej o Strukturze w której przechowywane są dokumenty

Kontrola wersji

Kontrola wersji oparta jest o funkcje wypożycz/zwróć (check-out / check-in) które chronią dokumenty przed usunięciem lub nadpisaniem podczas, gdy są przez kogoś aktualizowane. Wszystkie zmiany są rejestrowane, co pozwala na odtworzenie wcześniejszych wersji dokumentu. Kontrola wersji jest wspomagana przez wszystkie typy aplikacji FileHold – wersje dla Windowsow, internetową, jak również przez aplikacje pakietu Microsoft Office.
Dowiedz się więcej o Kontroli wersji

Linkowanie dokumentów i skróty

Linkowanie dokumentów pomiędzy sobą lub dokumentów do folderów, pozwala użytkownikom na łączenie danych w logiczne grupy. Tworzenie listy ulubionych dokumentów użytkownika, ułatwia dostęp do danych, zasobnik dokumentów upraszcza zarządzanie powiązaniami dokumentów w bibliotece.
Dowiedz się więcej o Linkowaniu dokumentów - zarządzaniu dokumentami złożonymi

Subskrypcje, alerty i przypomnienia

Użytkownicy systemu mogą stale śledzić zmiany w dokumentach poprzez system alertów. Jeżeli użytkownik włączy funkcję powiadamiania o zmianach na danym dokumencie, w momencie jego modyfikacji otrzyma e-mail z informacjami o zmianie, osobie która jej dokonała oraz zabezpieczony odnośnik do zmienionego dokumentu. Te same informacje zostaną pokazane również w liście powiadomień w aplikacji Windows i internetowej użytkownika. FileHold umożliwia również ustawianie przypomnień dla dokumentów które będą wymagały uwagi w przyszłości.
Dowiedz się więcej o Subskrypcji dokumentów

Inteligentne foldery / Zapamiętywanie wyszukiwania

Inteligentne foldery to opcje wyszukiwania zapisane przez użytkownika. Podczas otwierania, uruchamiany jest proces wyszukiwania wg zapisanych kryteriów, automatycznie aktualizujący wyniki obserwowane przez użytkownika.

Spersonalizowane widoki folderów i wyników wyszukiwania

Użytkownicy mogą stworzyć swoje własne widoki folderów i wyników wyszukiwania, definiując które pola opisu dokumentu mają być widoczne.

Dodawanie dokumentów do obszarów roboczych i obszary publikacji

Stwórz szybko robocze i grupowe obszary dla dokumentów, gdy pracuje nad nimi kilka osób. Po zatwierdzaniu dokumentów, można je przenieść lub podlinkować do folderu publikacji, gdzie będą udostępniane szerszemu gronu użytkowników i chronione przed przypadkowym skasowaniem lub modyfikacją.

Foldery wirtualne

Pozwalają użytkownikom umieszczać wybrane dokumenty w ich prywatnych „widokach” lub folderach. Np. Manager Projektu może mieć folder na dokumentacje projektu, kontrakty związane z projektem, faktury, projekty, e-maile od klientów wszystko to w jednym wirtualnym folderze pomimo tego, że wszystkie dokumenty przechowywane są w różnych miejscach biblioteki.

Obsługa rosnącej ilości elektronicznych dokumentów

Dzisiejsze organizacje są zalewane coraz większą ilością informacji, zazwyczaj występującą w wielu formatach takich jak e-maile, elektroniczne dokumenty i formularze. Jednakże papierowe dokumenty istnieją dalej i trzeba sobie z nimi radzić. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, FileHold ’07, przetwarza obie papierowe i elektroniczne wersje dokumentów w wartościową wiedzę, która może być natychmiast wykorzystana przez twoją firmę. FileHold zapewnia łatwą i spójną drogę do opisywania papierowych i elektronicznych dokumentów, bazującą na przyjaznych dla użytkownika schematach indeksowania (metadane) stworzonych na podstawie indywidualnych preferencji. Spójne klasyfikowanie dokumentów, połączone z wyszukiwaniem tekstowym i wyszukiwaniem w metadanych, dają pełną kontrolę nad papierowymi i elektronicznymi dokumentami. FileHold ’07 daje Twojej firmie możliwość stworzenia elektronicznej biblioteki, która umożliwia przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów w łatwy sposób.

Kontrola wersji w grupowej pracy nad dokumentem

Wszystkie firmy, podczas pracy zespołowej, tworzą elektroniczne dokumenty, część z nich jest mała, część może osiągnąć ekstremalne rozmiary. Często stworzenie tych dokumentów jest podstawą istnienia firmy, gdyż reprezentują one efekty jej pracy. Wyzwaniem dla firm jest ciągłe monitorowanie stanu dokumentów, ich lokalizacji, rejestracja zmian oraz użytkowników. System FileHold wspomaga powyższe zadania, oszczędza czas, zmniejsza opóźnienia podczas procesu tworzenia dokumentów, zwiększa efektywność pracy zespołowej nad dokumentami.System zabezpieczeń dokumentów cyfrowych gwarantuje zachowanie poszczególnych wersji dokumentu, przy ciągłym zapewnieniu dostępu użytkownikom do jego najnowszej wersji. FileHold ’07 wykorzystuje szyfrowanie zapewniające ochronę i bezpieczeństwo dokumentów podczas ich edycji oraz dystrybuowania dla wewnętrznych i zewnętrznych użytkowników. Wykorzystanie szyfrowania daje 100% zabezpieczenie przez nieautoryzowanym dostępem, przez osoby które nie mają do tego prawa. Twoja firma w pełni kontroluje swoje cenne elektroniczne dokumenty.

Oprogramowanie zarządzające dokumentami gdziekolwiek i kiedykolwiek

FileHold ’07 jest oprogramowaniem opartym o sieć komputerową, które można szybko i łatwo wdrożyć w firmie. Typowe wdrożenie systemu zajmuje 1 dzień. Oprogramowanie jest dostępne przez wewnętrzną sieć lub przez Internet w sposób, który uwzględnia ograniczenia budżetu IT Twojej firmy. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami FileHold ’07, rezyduje na serwerze znajdującym się w strukturze IT Twojej firmy i umożliwia kontrolę, nad Twoimi zasobami. Dostęp do dokumentów jest kontrolowany przez prawa użytkownika, które może przyznawać tylko administrator lub wewnętrzny bibliotekarz. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami FileHold ’07 jest rozwiązaniem zapewniającym łatwą instalację, wdrożenie i ogromną funkcjonalność tak istotną w zarządzaniu dokumentami elektronicznymi. Jeżeli chcesz uszyskać więcej informacji na temat funkcjonalności oraz kosztów pisz na info@archiwizuj.pl