Najważniejszą cechą systemu zarządzania dokumentami jest możliwość wyszukiwania w jednym miejscu wszystkich istotnych informacji.

W niestrukturalnych środowiskach – zazwyczaj dzielonych zasobów sieciowych – często spotyka się zjawisko nieprawidłowej hierarchii katalogów, która jest zbyt płytka lub zbyt szczegółowa. Utrudnia to efektywne przeglądanie zawartości systemu. Badania wykazały, że dla każdego poziomu plików w hierarchii powyżej piątego trudność wyszukiwania plików wzrasta wykładniczo, ponieważ użytkownik musi wchodzić coraz głębiej w zagnieżdżoną strukturę katalogów. Zbyt płytki system katalogów, zawierający mniej niż 3 poziomy, zazwyczaj zmusza użytkowników do przewijania długiej listy w celu znalezienia istotnych informacji.

Przez lata w biurach wykorzystywano szafki z dokumentami oraz 4 poziomową organizację położenia dokumentów. Elementami tej hierarchii były szafki, szuflady oraz foldery wypełnione dokumentami. System dwupoziomowej kontroli struktury przechowującej dane zapewnia optymalne warunki wyszukiwania informacji. 

System FileHold bazuje na hierarchii występującej w codziennym życiu, wykorzystuje szafki, szuflady, grupy folderów i foldery. Istnieją dwa scenariusze występujące w hierarchii:

4-poziomowa hierarchia: szafka / szuflada / folder / pliki

5-poziomowa hierarchia: szafka / szuflada / grupa folderów / folder / pliki

Administrator biblioteki kontroluje pierwsze 2 poziomy, aby zapobiec tworzeniu zbyt płytkich struktur przechowujących dane. Administrator biblioteki zarządza tworzeniem szafek oraz szuflad, wymuszając na użytkownikach przynajmniej 4 poziomową hierarchię w systemie.

Użytkownicy muszą przejść, przez co najmniej 3 poziomy hierarchii, przed umieszczeniem plików w systemie FileHold.

System FileHold kontroluje zagnieżdżenie katalogów zapewniając, że hierarchia nie będzie posiadała więcej niż 5 poziomów. W efekcie uzyskujemy optymalną strukturę pozwalającą na szybkie przeglądanie przez użytkowników dokumentów oraz zapisów elektronicznych.