Po stworzeniu struktury przechowującej dokumenty oraz standardów opisu dokumentów, użytkownicy mogą dodawać nowe dokumenty do systemu. W trakcie dodawania, edytowania lub zwracania dokumentu do systemu, użytkownik najpierw wybiera obszar (lub folder) gdzie chce przechowywać dokument. Następnie wybiera typ dokumentu oraz dodaje opis dokumentu.

FileHold ’07 pozwala na podanie lokacji oraz opisu dla każdego dokumentu. Użytkownik może także łatwo wybrać prawa dostępu do dodawanego dokumentu.

W pewnych sytuacjach przydatna okazuje się możliwość przypisania dokumentu do innych dokumentów przechowywanych w bibliotece. Ta możliwość – czasami opisywana jako tworzenie powiązanych dokumentów – dodaje kolejny wymiar klasyfikacji dokumentów, pozwalający tworzyć logiczne powiązania pomiędzy plikami, bazujące na doświadczeniu oraz praktykach biznesowych.

Zdefiniowanie prawidłowych powiązań pomiędzy plikami może drastycznie przyśpieszyć wydajność wyszukiwania, ponieważ skojarzone dokumenty są ze sobą powiązane. FileHold’07 pozwala na tworzenie powiązań pomiędzy dokumentami – w efekcie uzyskujemy dokumenty sprzężone.