Możliwość szybkiego i precyzyjnego wyszukiwania dokumentów, z wykorzystaniem pełnego wyszukiwania w tekście lub w opisach powiązanych z dokumentem, może zapewnić jedynie system obsługi dokumentów posiadający następujące cechy:
- możliwość wyszukiwania w opisach dokumentów, np. wyszukiwanie w profilu dokumentów typu faktury wszystkich faktur wystawionych na ACME Cooling Co.
- wyszukiwanie w różnych typach dokumentów po tym samym polu opisu, np. wyszukiwanie wszystkich dokumentów, które posiadają pole opisu Klient oraz wartość tego pola to ACME Cooling Co.
- możliwość przeglądania dokumentów powiązanych ze znalezionymi (jeżeli takie istnieją), np. po znalezieniu faktury możemy zobaczyć polecenie zakupu z nią związane
- pełne wyszukiwanie w tekście w celu znalezienia słów kluczowych lub zdań znajdujących się w dokumentach. Pierwszy etap, prowadzący do pełnego wyszukiwania, to zbudowanie przez oprogramowanie zarządzające dokumentami, indeksu słów znajdujących się we wszystkich plikach. Aby zminimalizować wpływ procesu na wydajność systemu, zadanie to wykonywane jest w tle, zwykle jako zaplanowane zadanie. Aby zidentyfikować słowa i zdania w dokumentach, silnik indeksowania wykorzystuje specjalny filtr. Po zakończeniu operacji użytkownicy mogą wyszukiwać w dokumentach słowa lub zdania wykorzystując indeks.
Przykład:
System FileHold pozwala na indeksowanie wszystkich popularnych typów plików m.in. Adobe Acrobat, Microsoft Office, Lotus, Corel, pliki języków znacznikowych i inne. Wyekstrahowane słowa oraz zdania dodawane są do indeksu ze wskaźnikiem na pliki, w których się znajdują. Następnie użytkownicy mogą przeszukiwać indeks w celu znalezienia istotnych dokumentów.
Oprogramowanie zarządzające dokumentami FileHold daje możliwość precyzyjnego opisywania dokumentów oraz mechanizm pełnego wyszukiwania w tekście umożliwiając szybkie i dokładne wyszukiwanie istotnych dokumentów. Wyszukiwanie w wynikach wyszukiwania umożliwia użytkownikom dodatkowe przetwarzanie wyników. Wyniki wyszukiwania zawierają wskaźniki na powiązane dokumenty pozwalając użytkownikom na łatwe dotarcie do dokumentów związanych z aktualnie przeglądanymi wynikami wyszukiwania. W efekcie uzyskujemy zwiększenie wydajności oraz oszczędność czasu.