Wdrożenie oraz użytkowanie elektronicznego archiwum jest znacznie prostsze i szybsze od wdrożenia innych systemów wspomagania - system FileHold został zaprojektowany z myślą o jak najwierniejszym odzwierciedleniu tak procesów zachodzących w firmie, jak i samego, fizycznego archiwum w danej firmie czy instytucji (na przykład identyczne nazwy szafek, szuflad, ich rozmieszczenie
i układ).

Wiele podstawowych problemów, z jakimi borykają się firmy znika po rozpoczęciu pracy z nowym medium, jakim są dokumenty cyfrowe, m.in: