Jak uzyskać dostęp do administracji biblioteką?
Należy zalogować się do systemu FileHold wykorzystując przeglądarkę internetową a następnie kliknąć w przycisk Administrator biblioteki w prawym górnym rogu ekranu aplikacji.

Część administracyjna jest dostępna jedynie dla użytkowników posiadających rolę Administrator biblioteki lub Administrator systemu. Użytkownicy, którzy nie są administratorami nie zobaczą linków do części administracyjnej. Dostęp do różnych obszarów administracji biblioteką zapewnia drzewko w lewej części okna aplikacji. 

Kto może zostać Administratorem biblioteki ?
Administrator biblioteki to osoba obdarzona szczególnym zaufaniem (lub mała grupa takich osób), rozumiejąca potrzeby organizacyjne poszczególnych wydziałów i organizacji do przechowywania dokumentów i zapisów. Zazwyczaj zarządzanie biblioteką nie wymaga poświęcenia całego etatu (z wyjątkiem pierwszych kliku tygodni konfigurowania i wypełniania systemu treścią), administracja biblioteką w organizacji średniego rozmiaru nie zajmuje zazwyczaj więcej niż kilka godzin tygodniowo.

Najlepszymi administratorami biblioteki zazwyczaj są osoby posiadające wiedzę na temat

• dokumentów i zapisów występujących w firmie :
• typów dokumentów i zapisów, które mają być przechowywane,
• świadomość konieczności zabezpieczenia dokumentów i zapisów przed nieautoryzowanym dostępem,
• świadomość jaki typ dostępu potrzebują poszczególne grupy pracowników,
• rozumiejący potrzeby związane z prawidłową organizacją i zarządzaniem dokumentów organizacji.

Za co odpowiedzialny jest administrator biblioteki?
Administrator biblioteki definiuje i zarządza następującymi obszarami biblioteki:

• Hierarchią biblioteki – tworzy strukturę biblioteki i ustala uprawnienia do jej elementów.
• Słownik opisów (metadanych) – stworzenie prostego (lub wyszukanego) sposobu, w który użytkownicy będą mogli opisywać dokumenty. Można wykorzystywać pola rozwijane, pola daty, tekstowe, numeryczne i inne.
• Zarządzanie biblioteką – tworzenie raportów wykorzystania, konfiguracja silnika wyszukiwania oraz inne zadania administracyjne.
  
  FileHold zapewnia dodatkową warstwę autoryzacji polegającą na ograniczeniu dostępu do treści wewnątrz biblioteki, np. grupa „Sprzedaż” może mieć ograniczony dostęp jedynie do części biblioteki zawierającej dokumenty dotyczące sprzedaży. Druga warstwa autoryzacji jest szczególnie istotna, gdy nie pracownicy muszą mieć dostęp do części treści zawartej w systemie. Autoryzacja rozszerza także ochronę typów dokumentów w systemie. Aby użytkownik miał dostęp do dokumentów pewnego typu w systemie musi być członkiem schematu danego typu lub należeć do grupy będącej członkiem schematu danego typu. 

• Dostęp do plików i folderów – członkostwo folderów zapewnia kontrolę nad dostępem do folderów przez użytkowników.
• Dostęp do różnych typów dokumentów – nie wszystkie typy dokumentów powinny być dostępna dla wszystkich użytkowników(np. raporty wydajności, wydatków), członkostwo typów dokumentów pozwala na kontrolę nad dostępem do typów (schematów) dokumentów. Jeżeli użytkownik nie ma dostępu do schematu dokumentu nie zobaczy dokumentów z danego schematu nawet, jeżeli znajdują się w katalogu, do którego ma dostęp.
• Dostęp do kontenerów – użytkownicy zazwyczaj nie muszą posiadać dostępu do całej biblioteki. Administratorzy mogą podzielić bibliotekę na działy (kontenery) a następnie szybko i łatwo przypisać odpowiednie prawa do dostępu grupom użytkowników. Użytkownicy mają dostęp jedynie do zawartości kontenerów, których są członkami.