Poniżej znajduje się lista, którą powinien przeanalizować administrator biblioteki przed przystąpieniem do konfiguracji systemu FileHold.

Postaraj się zrozumieć potrzeby twoich użytkowników i dokumentów przechowywanych w bibliotece. Sugerujemy abyś pozyskał próbki wszystkich dokumentów, szablonów, zapisów, które organizacja chce przechowywać w bibliotece. Przeanalizuj dokładnie dokumenty i rozmawiaj z użytkownikami, którzy codziennie korzystają z tych dokumentów. Dowiedz się:

• Jaki jest przewidywalny rozmiar repozytorium w terminach ilości dokumentów. Czy należy zaimportować jedynie najnowsze wersje dokumentów czy wszystkie wersje?
• Czy dokumenty mają strony tytułowe, typowe układy i style nazewnictwa?
• Czy łatwo zrozumieć treść dokumentu?
• Czy pewne dokumenty zmieniają się częściej niż inne?
• Czy niektóre dokumenty powinny być traktowane jako zapisy? Zapisy praktycznie nigdy nie są modyfikowane i są zachowywane w momencie konkretnej transakcji (np. akt małżeństwa, zakup terenu, akt urodzenia, obraz z prześwietlenia).
• Jaki rodzaj informacji pozwala najlepiej sklasyfikować dokumenty w danym typie, np. każde polecenie zakupu posiada unikalny numer?
• Jakiego rodzaju informacje będą wykorzystywać użytkownicy aby wyszukiwać dokumenty danego typu? Na jakich słowach kluczowych bazują grupy użytkowników w trakcie wyszukiwania, np. obsługa klientów często posługuje się numerem klienta a dział techniczny numerem kodowym elementu? Ten rodzaj informacji pomoże przy szybkim stworzeniu metadanych dla poszczególnych typów dokumentów.
• Podziel dokumenty na logiczne grupy bazujące na tym kto ma mieć dostęp do dokumentów oraz metadanych opisujących dokumenty.
• Czy dokumenty dodawane są do systemu poprzez inne systemy? Czy mają one możliwość eksportu dokumentów do biblioteki wykorzystując metadane?
• Czy istnieje zbiór dokumentów, które należy skanować przed umieszczeniem ich w systemie FileHold? Czy kupiłeś system skanowania? Czy stacje skanujące są skonfigurowane i uruchomione?
•  Które grupy użytkowników powinny mieć dostęp do poszczególnych typów dokumentów? Które grupy użytkowników NIE powinny mieć dostępu do danego typu dokumentów

Skonfiguruj dokumenty oraz politykę przechowywania i usuwania dokumentów

• Jak długo należy przechowywać każdy typ dokumentów przed archiwizacją i usunięciem?
• Czy twoja organizacja podlega pod akty prawne dotyczące zarządzania dokumentami (takie jak Sarbanes-Oxley )?

Stwórz słownik metadanych. Konsultanci FileHold zwykle planują język metadanych wykorzystując program pakietu MS Office – Excel. Zaznacz kolorami szczególnie czułe obszary lub elementy tylko do czytania.

Konfiguracja schematów dokumentów, pól metadanych i budowa działającego systemu kategoryzacji

•  Twórz proste schematy dokumentów. Prosty schemat zawiera pole rozwijane w celu dalszego sprecyzowania typu dokumentu oraz pole komentarza, które pozwala użytkownikom opisać dokument.
•  Możesz stworzyć bardziej zaawansowane schematy aby pozwolić na zarządzanie dokumentem i cyklem życia. Nie należy przekraczać 5 pól metadanych / schemat.
•  Wyszukaj wspólne elementy metadanych różnych typów dokumentów i dodaj je do schematów, zapewnią one potężne możliwości wyszukiwania użytkownikowi, np. wyszukiwanie wykorzystując pole klient w fakturach, poleceniach zakupu i kontraktach.
•  Łatwo powiedzieć „nie potrzebuję tego” lub „moi użytkownicy nie mają na to czasu” – jednakże równie łatwo stworzyć system, który pozwala szybko i wydajnie kategoryzować i opisywać dokumenty użytkownikom, co przyczynia się do wzrostu ich wydajności w przyszłości, gdy będą poszukiwać lub aktualizować dokumenty. Spędź niewielką ilość czasu teraz na opis dokumentu i kategoryzację, lub ogromną w przyszłości, gdy trzeba będzie wyszukiwać lub aktualizować dokumenty.
•  Zachowuj prostotę w trakcie konfiguracji systemu. Ważne jest aby schematy były proste i posiadały kilka najważniejszych pól metadanych. Wykorzystuj opcję ,,Pole wymagane”, aby posiadać dobrze opisaną bibliotekę, w której będzie można łatwo wyszukiwać dokumenty.

• Bądź realistą. Rozpocznij z jedną grupą lub zestawem dokumentów. Pracuj blisko z osobami mającymi największe kłopoty z dokumentami, zakończ proces sukcesem i kontynuuj.
• Upewnij się, że zaplanowałeś wystarczającą ilość czasu na skanowanie, klasyfikację i migrację dokumentów.
• Upewnij się, że zaplanowałeś wystarczającą ilość czasu na szkolenia pracowników.