Jaka jest struktura biblioteki i gdzie przechowywane są dokumenty?
Wszystkie dokumenty w systemie FileHold przechowywane są w gałęzi Biblioteka drzewa biblioteki. Analizując dokładniej strukturę możesz zauważyć, że FileHold wykorzystuje strukturę przechowywania dokumentów z codziennego życia – kontenery zawierające szuflady z grupami folderów i folderami w których znajdują się pliki.

Czy dokumenty mogą być przechowywane bezpośrednio w kontenerach, szufladach lub grupach folderów?
Nie, tylko foldery mogą zawierać pliki. Foldery mogą się znajdować w szufladzie lub grupie folderów.

Moi użytkownicy widzą kontenery, szuflady oraz foldery ale nie widzą żadnych dokumentów w systemie. Co może być tego przyczyną ?
Członkostwo w kontenerze oraz folderze nie wystarcza, aby móc przeglądać dokumenty istniejące w systemie. Aby widzieć dokumenty należące do schematu, użytkownik musi być członkiem (bezpośrednio lub poprzez grupy, do których należy) danego schematu dokumentu, np. członek grupy sprzedaż może mieć prawo do przeglądania, dodawania i modyfikowania jedynie dokumentów związanych ze sprzedażą (faktury, polecenia zakupu itp.), użytkownik z działu HR może mieć dostęp jedynie do dokumentów działu HR (prośba o wakacje, raporty wydajności). Tylko administratorzy biblioteki mogą modyfikować członkostwo schematów.

Skąd wiem, jakie mam prawa dostępu do pliku?
Ikona praw, po lewej stronie ikony typu dokumentu, symbolizuje rodzaj praw do dokumentu posiadany przez użytkownika.

• Czerwone, żółte i zielone koła – mówią, że użytkownik ma wszystkie prawa do pliku (czytanie, modyfikacja, usuwanie). Dokument przechowywany jest w wersji elektronicznej i może mieć wiele wcześniejszych wersji.
• Czerwone i żółte koła – mówią, że użytkownik może tylko przeglądać lub edytować plik. Ten dokument jest także przechowywany w postaci elektronicznej.
• Czerwone koło – mówi, że użytkownik może tylko czytać dokument. Ten dokument jest przechowywany w postaci elektronicznej.
• Szare koło – oznacza, że dokument jest zapisem elektronicznym. Istnieje tylko jedna wersja danego dokumentu i istnieją duże ograniczenia w możliwości usunięcia danego dokumentu.

Kto może dodawać lub zarządzać kontenerami i szufladami?
Kontenery i szuflady zarządzane są jedynie przez administratorów systemu i biblioteki. Tylko administrator systemu lub biblioteki może dodawać kontenery i szuflady.

Kto może dodawać lub zarządzać grupami folderów i folderami?
Grupy folderów i foldery są zarządzane i tworzone bezpośrednio przez użytkowników końcowych systemu, mających prawa Publisher lub wyższe w systemie FileHold.

Co to jest folder Tylko do odczytu i do czego służy?
Folder Tylko do odczytu to folder dla którego włączono opcję Tylko do odczytu. Oznacza to, że treść zawarta wewnątrz tego katalogu może być modyfikowana jedynie przez właściciela folderu lub administratora systemu lub biblioteki. Wszyscy pozostali użytkownicy posiadający dostęp do dokumentu mogą jedynie czytać zawartość np. użytkownicy z prawami Publisher, którzy mają dostęp do folderu i nie są właścicielami folderu (mający normalnie prawa do dodawania i modyfikowania treści) mogą jedynie przeglądać pliki zawarte w katalogu.