Stworzenie schematów dokumentów i pól metadanych jest prostym i szybkim procesem nie wymagającym wiedzy technicznej. Poniższy dokument ma za zadanie odpowiedzieć na podstawowe pytania o tworzenie słownika metadanych, schematów dokumentów i pól metadanych.

Co to jest słownik kontrolny metadanych i dlaczego jest tak istotny?
Poprzez słownik metadanych administrator może kontrolować słownictwo wykorzystywane w trakcie opisywania dokumentów lub ich wyszukiwania. Kontrolowanie słownictwa gwarantuje, że minimalny opis dokumentu może dać maksymalną ilość informacji o jego zawartości.

Gdzie konfiguruję i zarządzam słownikiem metadanych?
Cała funkcjonalność dostępna jest dla administratora biblioteki po wejściu do strefy administratora biblioteki z poziomu przeglądarki internetowej. Schematy dokumentów i zastosowane w nich pola metadanych pozwalają na kontrolę wykorzystywanego słownictwa w trakcie opisywania dokumentów.

Czym są schematy dokumentów?
Schematy dokumentów mapują się na specyficzną klasę dokumentów (zapewnienie jakości, finanse, zasoby ludzkie, artykuły prawne) lub pojedynczy typ dokumentów (faktury, polecenia zakupu, kontrakty). W trakcie dodawania dokumentu do schematu użytkownik wybiera, z którym schematem należy powiązać dodawany dokument.

Czym są pola metadanych i w jaki sposób są związane ze schematem?
Pola metadanych powiązane z jednym lub wieloma schematami. Użytkownik podaje wartość dla pól metadanych w trakcie dodawania dokumentu do systemu, np. administrator systemu może stworzyć typ dokumentu Polecenie zakupu z polami metadanych: numer zamówienia, ilość, identyfikator sprzedawcy. Gdy użytkownik dodaje dokument do biblioteki, proszony jest o wybranie schematu dokumentu, jeżeli wybierze ,,polecenie zakupu”, użytkownik będzie miał możliwość wypełnienia pól metadanych powiązanych z wybranym schematem.

Gdzie łącze pola metadanych ze schematami?
Wejdź w listę schematów dokumentów w części administratora biblioteki. Wybierz nazwę schematu, do której należy dodać pole metadanych. Kliknij w link edytuj obok etykiety Pola metadanych powiązane ze schematem. Pojawi się strona, na której można zarządzać polami metadanych wybranego schematu – dodawać, usuwać, ustawiać jako wymagane do wypełnienia w trakcie dodawania. 

Uwaga: pola metadanych, które nie zostały oznaczone jako widoczne, będą niewidoczne dla użytkowników.

Jaki są typy pól metadanych obsługiwane przez system FileHold?
Istnieją różne typy pól metadanych obsługiwane przez system FileHold. Każdy typ ma unikalne właściwości. FileHold obsługuje następujące typy metadanych:

• Pola tekstowe różnych długości 20 – 4000 znaków,
• Menu rozwijane – zarządzane przez system FileHold menu dające użytkownikom możliwość wyboru elementów z listy (pojedynczego elementu, lub wielu elementów),
• Menu rozwijane oparte na bazie danych – elementy menu pobierane są z bazy danych, daje możliwość wyboru jednego lub wielu elementów listy użytkownikom,
• Pole daty – z wygodnym kalendarzem przyśpieszającym proces wypełniania,
• Pole numeryczne – obsługujące różne formatowanie,
• Pole waluty – obsługujące różne formatowanie, style i typy,
• Pole zaznaczane.

Czy pole metadanych może należeć do wielu schematów?
Jedno pole metadanych może należeć do wielu schematów metadanych, np. pole Nazwa klienta może należeć do schematów Faktura i Kontrakt.

Czy mogę wyszukiwać dokumenty wykorzystując wartości w polach metadanych?
Tak. System FileHold umożliwia wyszukiwanie dokumentów po polach metadanych, co przyśpiesza i ułatwia proces lokalizacji dokumentu.

Jak zapewnić, że użytkownicy wypełniają metadane dokumentu w trakcie dodawania do biblioteki?
Ustawić pole metadanych jako wymagane, zapewni to, że użytkownicy będą musieli wypełnić pole wartością w trakcie dodawania dokumentu do systemu.