Zatwierdzanie dokumentów jest częścią funkcjonalności obiegów dokumentów zapewnianej przez system zarządzania dokumentami FileHold. Celem zadania zatwierdzania jest szybkie potwierdzenie przez wybranych użytkowników przydatności i jakości dokumentu. Zadanie musi być zagnieżdżone w procesie obiegu dokumentów.

Zadanie zatwierdzania kończy się w momencie gdy wszyscy wybrani użytkownicy zatwierdzili dokument, jeżeli któryś z użytkowników wybrał odrzucenie dokumentu (nie zatwierdził dokumentu) proces obiegu, w którym znajduje się zadanie zostaje przerwany, nawet jeżeli istnieją w nim jeszcze jakieś zadania, które nie zostały zakończone.

Po rozpoczęciu zadania zatwierdzania uczestniczy otrzymują wiadomość e-mailem oraz zadanie pojawia się na ich personalnej liście zadań. Zadanie zatwierdzania rozpoczyna się bezpośrednio po starcie obiegu dokumentów, w którym jest zagnieżdżone, jeżeli jest pierwszym zadaniem na liście, lub po zakończeniu poprzedniego zadania, które znajduje się w liście zadań obiegu dokumentów.

Aby zakończyć zadanie użytkownicy muszą zatwierdzić lub odrzucić dokument. W trakcie tego procesu muszą podać swoje hasło do systemu FileHold.

Tylko w momencie gdy wszyscy użytkownicy zatwierdzą dokument, dokument uważany jest za zatwierdzony, jeżeli jeden z użytkowników odrzuci dokument, zadanie zatwierdzania jest przerywane. Zatwierdzanie jest na poziomie wersji dokumentu, sytuacja może się skomplikować w momencie gdy istnieje wiele wersji dokumentów i niektóre z nich są zatwierdzone a niektóre, nie.

Jeżeli którykolwiek z użytkowników zatwierdzających nie zatwierdzi dokumentu jest on uznawany za odrzucony. Osoba zatwierdzająca może dodawać komentarz oraz pliki uzasadniające podjęcie decyzji zatwierdzenia / odrzucenia.

Jeżeli dokument jest uznany jako nie zatwierdzony, pozostałe zadania obiegu dokumentów zostają anulowane.