Przewodnik użytkownika oprogramowania FileHold
Przewodnik ten został stworzony, aby szybko zaznajomić Cię z systemem FileHold. Zawiera szczegółowe informacje na temat funkcjonalności, cech oraz wizji systemu FileHold. Przed przystąpieniem do czytania przewodnika powinieneś być zaznajomiony ze środowiskiem systemu Windows oraz Internetem.
Przewodnik użytkownika systemu FileHold jest podzielony na następujące rozdziały
- Wstęp - dostarcza przegląd funkcjonalności oraz cech systemu zarządzania dokumentami FileHold - prowadzi Cię przez procedury pierwszego logowania do systemu FileHold oraz zmiany hasła, a także pomaga w konfiguracji Twoich ustawień użytkownika.
Role systemu i grup roboczych - wyjaśnia podstawy kontroli dostępu do treści w systemie FileHold.
- Strona Startowa - omawia funkcjonalność oraz komponenty strony startowej oraz nawigację w systemie FileHold.
- Biblioteka Dokumentów - wyjaśnia pojęcie zarządzania dokumentami oraz dostarcza szczegółowych instrukcji na temat pracy z dokumentami, objaśnia dodawanie dokumentów, kontrolę wersji oraz funkcje wypożycz ( check-out ) oraz zwróć ( check-in ).
- Administracja Biblioteki - objaśnia hierarchiczną strukturę dokumentów, która pozwala użytkownikom łatwo przechowywać oraz wyszukiwać ich dokumenty. Wyjaśnia m.in. tworzenie kontenerów, szuflad oraz kategorii, wraz z możliwościami przeglądania, modyfikowania, transferu własności oraz usuwania przechowywanej zawartości.
- Język opisu - wyjaśnia jak FileHold tworzy i wykorzystuje język opisu dokumentów, w celu ułatwienia klasyfikowania i wyszukiwania danych w systemie.
Podręczniki
Poniżej znajduje się lista podręczników (pliki doc), które pozwalają na poznanie możliwości i obsługi systemu FileHold
Podręcznik użytkownika systemu
Podręcznik Administratora biblioteki
Podręcznik Administratora systemu
Skanowanie dokumentów
Spis treści
Dokumentacja użytkownika
Logowanie do systemu
Dostęp do systemu FileHold a MS Office
Logowanie do systemu FileHold
Połączenie przez przeglądarkę internetową
Połączenie przez FDA
Praca z drzewem biblioteki
Drzewo biblioteki FileHold
Foldery Tylko do odczytu
Zarządzanie dostępem do kontenerów
Zarządzanie dostępem do folderów
Akcje które można wykonać na kontenerze
Akcje które można wykonać na szufladzie
Akcje które można wykonać na grupie folderów
Akcje które można wykonać na folderze
Funkcje zarządzania dokumentami
Przybornik FileHold
Akcje które można wykonać na plikach
FAQ: Linkowanie dokumentów
Monity dokumentów
Subskrypcja dokumentów i powiadomienia
Kontrola wersji dokumentu
Wyszukiwanie dokumentów
Wyszukiwanie i inteligentne foldery
Wyszukiwanie w metadanych – FAQ
Pełne wyszukiwanie w tekście
Operatory dostępne w systemie
Wspierane formaty dokumentów
Zasobnik dokumentów FAQ
Folder Do wysłania
Administracja biblioteką
Administracja
Administracja biblioteką – „Best practices”
Struktura biblioteki i dostęp do zawartości
Zarządzanie metadanymi
Zarządzanie słownikiem metadanych
Metadane
Automatyczne nazewnictwo dokumentów
Narzędzia
Zwracanie dokumentów innych użytkowników
Odzyskiwanie usuniętych dokumentów
Zaplanowane usuwanie plików
Obieg dokumentów
Podstawowe informacje
Zadanie recenzowania
Zatwierdzanie dokumentów
Obieg dokumentów
Tworzenie / inicjalizacja obiegu dokumentów
Inicjalizacja obiegu dokumentów FAQ
Jak skonfigurować obieg
Konfiguracja zadania recenzji
Konfiguracja zadania zatwierdzania
Ukrywanie wersji dokumentu
Administracja
Praca z szablonami obiegów dokumentów
Powiązywanie szablonów
Administracja systemem
Ustawienai globalne systemu
Aktualizacja klucza licencji
Zmiana ustawień serwera SMTP
Zmiana miejsca przechowywania plików
Zarządzanie użytkownikami
Ustawienia logowania i hasła
Konta użytkowników zarządzane lokalnie
Aktywacja / dezaktywacja konta
Aktywacja / dezaktywacja dostępu gwarantowanego
Samodzielna rejestracja
Reset konta administratora
Uprawnienia użytkowników / grup
Grupa FileHold
Dodawanie użytkowników do grup
Różnice pomiędzy rolami
Przegląd ról administracyjnych w systemie FileHold
Synchronizacja z Active Directory
Administrator systemu
Dobre praktyki w administracji systemem
Role użytkowników oraz prawa dostępu FAQ