Zarządzanie dokumentami jest bardzo rozległym zagadnieniem. Poszukiwanie rozwiązań idealnie dostosowanych do Twoich potrzeb biznesowych, może się okazać niełatwym zadaniem. Następujące pytania zostały zadane przez istniejące firmy na etapie poszukiwania metod zarządzania dokumentami.

Masz pytanie, które nie występuje poniżej. Zadaj je, a my przygotujemy odpowiedź.

Czy system zapewnia operacje na jednej kopii dokumentów?
Czy oprogramowanie zapewnia możliwość konfiguracji wersji dokumentów?
Jakie są zalety systemu bazującego na sieci?
Jakie są wady systemu bazującego na sieci?
Czy oprogramowanie pozwala łatwo wypożyczać i zwracać dokumenty z systemu?
Jak oprogramowanie traktuje dokumenty wprowadzone po raz pierwszy do systemu?
Jaką strukturę katalogów potrzebuję?
Jak przeglądam strukturę katalogów?
Co, jeżeli muszę, ograniczyć dostęp do pewnych dokumentów?
Czy oprogramowanie do zarządzania dokumentami udostępnia opcję wyszukiwania?
Jakie typy dokumentów powinno obsługiwać oprogramowanie?
Jak użytkownik może zabronić innym pracować nad dokumentem?
Jak powinna być obsługiwana wersja dokumentu?
Jak są obsługiwane modyfikacje dokumentu?
Czy FileHold może być szybko i łatwo zainstalowany i skonfigurowany przez pracowników IT mojej firmy?
Czy FileHold ma, co najmniej trzy poziomy zabezpieczeń?
Czy FileHold wykorzystuje technologię Single Sing On (SSO)?
Czy FileHold przechowuje dokumenty w ich rodzimych formatach?
Czy FileHold działa w środowisku .NET?
Czy FileHold działa w systemie Windows?
Czy FileHold działa na serwerze Windows?
Czy FileHold udostępnia opcję wyszukiwania?
Czy FileHold jest skalowalny?
Czy FileHold wykorzystuje SQL server?
Czy licencja FileHold dla klienta wymaga posiadania licencji klienta dla SQL Server?

Czy system zapewnia operacje na jednej kopii dokumentów?
W skład Systemu Zarządzania Dokumentami powinno wchodzić repozytorium dostępne w firmowym intranecie, umożliwiające dostęp do dokumentów. Idea polega na odejściu od posiadania kilku kopii tego samego dokumentu, w kilku różnych lokalizacjach i posiadaniu jednej bazy przechowującej wszystkie dostępne dokumenty.

Czy oprogramowanie zapewnia możliwość konfiguracji wersji dokumentów?
Manager konfiguracji monitoruje zmiany wprowadzane w dokumencie. Mechanizm nadawania wersji jest konfigurowalny i potrafi rozróżnić wprowadzenie niewielkich (inkrementalnych) zmian w dokumencie od większych modyfikacji (np. małe zmiany powodują zmianę nazwy z Doc_1-Rev_A na Doc_1-RevA1 zamiast Doc_1-Rev_B).

Jakie są zalety systemu bazującego na sieci?
Dostęp do oprogramowania nie zależy od miejsca. Możesz być w biurze lub w trakcie zagranicznej podróży, ale dopóki masz dostęp do przeglądarki internetowej, możesz się dostać do Twoich dokumentów. Możesz tak skonfigurować poszczególne konta klientów, aby mieli dostęp tylko do tych plików, na które im pozwolisz.

Jakie są wady systemu bazującego na sieci?
Największy problem, ma związek z bezpieczeństwem - każdy może próbować dostać się do Twoich informacji. Jednakże większość Systemów Zarządzania Dokumentami kładzie ogromny nacisk na bezpieczeństwo i szyfrowanie, aby chronić użytkowników przed utratą i wyciekiem danych.

Czy oprogramowanie pozwala łatwo wypożyczać i zwracać dokumenty z systemu?
Każdy System Zarządzania Dokumentami, powinien maksymalnie ułatwiać proces wypożyczania dokumentów w celu edycji oraz zwracania zmodyfikowanych plików. Jeżeli czynności te są skomplikowane lub irytujące, użytkownicy niechętnie wykorzystują system. Nieprawidłowo zaprojektowane wypożyczanie i zwracanie dokumentów może doprowadzić do spadku wydajności pracowników.

Jak oprogramowanie traktuje nowo wprowadzone dokumenty do systemu?
Gdy dokument jest wprowadzany do systemu po raz pierwszy, powinien on być opisany pewnymi danymi ( np. tytuł, autor, data, projekt, typ dokumentu, numer dokumentu, numer wersji itd.), aby umożliwić organizację informacji. Terminem najczęściej wykorzystywanym w przemyśle, aby opisać te dodatkowe parametry to "metadane". Dzięki temu, dokumenty mogą być później automatycznie umieszczone w strukturze katalogów repozytorium, bazującego na tych parametrach.

Jaką strukturę katalogów potrzebuję?
Oprogramowanie powinno pozwalać, na stworzenie ujednoliconej struktury katalogów, dla każdego projektu, dla którego dodawane są dokumenty. Zależnie od potrzeb Twojej firmy, może to być predefiniowany schemat lub rozwiązanie zaprojektowane specjalnie pod konkretne zastosowanie.

Jak przeglądam strukturę katalogów?
Oprogramowanie powinno zapewnić graficzną przeglądarkę struktury katalogów,  rozpoznającą różne typy plików. Możliwość zastosowania różnych ikon, dla różnych poziomów struktury katalogów, także ułatwia przeglądanie.

Co jeżeli muszę ograniczyć dostęp do pewnych dokumentów?
Oprogramowanie powinno umożliwiać administratorowi ograniczenie dostępu do niektórych danych, określonym użytkownikom. Użytkownicy nie powinni wiedzieć o istnieniu dokumentów, do których nie mają dostępu lub mieć dostęp „tylko do czytania" dla szczególnie ważnych danych.

Czy oprogramowanie do zarządzania dokumentami udostępnia opcję wyszukiwania?
Oprogramowanie powinno zapewniać wyszukiwanie danych wg indeksów, powiązanych z każdym wprowadzonym dokumentem. Wyszukiwanie w całym tekście, może być także bardzo przydatne.

Jakie typy dokumentów powinno obsługiwać oprogramowanie?
Oprogramowanie powinno być w stanie obsługiwać wszystkie możliwe typy dokumentów. Dostawcy mają różne poziomy integracji z dokumentami różnych typów (Microsoft Office, Corel, Wordperfect, Adobe PDF itd.), jednakże odpowiednie rozwiązanie powinno pozwalać na przechowywanie w systemie wszystkich typów dokumentów.

Jak użytkownik może zabronić innym pracować nad dokumentem?
Oprogramowanie powinno umożliwić użytkownikowi wypożyczenie dokumentu z systemu, w celu ich modyfikacji, równocześnie blokując innym użytkownikom możliwość wprowadzania zmian w danym dokumencie. Jeżeli dokument jest wypożyczony, musi być dostępna informacja na temat osoby wypożyczającej. Oprogramowanie powinno także kontrolować możliwość modyfikacji wypożyczonych dokumentów.

Jak powinna być obsługiwana wersja dokumentu?
Oprogramowanie powinno uczynić najnowszą wersję dokumentu najłatwiej dostępną, tak aby użytkownik nie mógł mieć wątpliwości, która wersja pliku jest aktualna.

Jak są obsługiwane modyfikacje dokumentu?
Oprogramowanie powinno utrzymywać historię pliku zawierającą zmiany, które wprowadzono w dokumencie w trakcie jego cyklu życia, informacje o osobach, które wypożyczały pliki, informację o modyfikacji metadanych. Powinno także przechowywać wszystkie wersje dokumentów, które zostały kiedykolwiek stworzone. Funkcjonalność taka jest zgodna z Sarbanes Oxley Act.

Czy FileHold może być szybko i łatwo zainstalowany i skonfigurowany przez pracowników IT mojej firmy?
Tak, zapewniamy także darmową pomoc w instalacji każdego sprzedanego pakietu. Produkt instaluje komponenty serwera webowego IIS w systemie Windows 2003 (z R2) oraz bazę danych na serwerze baz danych MS SQL 2000 lub 2005.

Czy FileHold posiada co najmniej trzy poziomy zabezpieczeń?
Tak, mamy rygorystyczne zabezpieczenia w całym systemie, bazujące na podsystemach bezpieczeństwa .NET 2.0 i najlepszych praktykach. Możemy zabezpieczać kontenery, foldery, grupy folderów (grupy / indywidualnie), a opcja wyszukiwania znajduje tylko te pliki, do których masz dostęp.

Czy FileHold wykorzystuje technologię Single Sing On (SSO)?
Tak, w technicznym języku, wykorzystaliśmy komponenty Microsoft ADAM i AzMan. Te podsystemy udostępniają SSO oraz mechanizmy logowania do systemu. FileHold potrafi synchronizować się z Active Directory, LDAP itd. Użytkownicy mogą więc wykorzystywać loginy sieciowe i hasła, podczas gdy dział IT może zarządzać systemem autoryzacji systemu FileHold, wykorzystując narzędzia występujące w produktach Microsoft, które zostały zagnieżdżone w systemie FileHold.

Czy FileHold przechowuje dokumenty w ich formatach, np. dokumenty Worda, Excela, itd.?
Tak, FileHold zapisuje te dokumenty w ich formatach. Wszystkie dokumenty mogą być zachowane w (zabezpieczonej) strukturze katalogów, umieszczonej na serwerze sieciowym, serwerze bazy danych, w SAN lub w strukturze katalogów. Małe firmy mogą mieć wszystkie trzy warstwy (Web, SQL, system plików) na jednym serwerze.

Czy FileHold działa w środowisku .NET?
Tak, jest napisany w całości w .NET 2.0, wykorzystuje architekturę serwisów sieciowych.

Czy FileHold działa w systemie Windows?
FileHold działa w systemie Windows, a także umożliwia dostęp do zasobów z innych platform za pomocą przeglądarki Mozilla Firefox, wykorzystywanej na innych systemach operacyjnych.

Czy FileHold działa na serwerze Windows?
Windows 2003 lub Windows 2003 R2 są niezbędne tak samo jak baza danych MS SQL 2005 Server.

Czy FileHold udostępnia opcję wyszukiwania?
Wyszukiwanie po słowach kluczowych?
   Tak.
Wyszukiwanie tytułów dokumentów?
   Tak, oraz tytułów folderów także.
Wyszukiwanie wewnątrz dokumentów w systemie?
   Tak, pełne wyszukiwanie tekstu wewnątrz dokumentów jest zapewnione dla wielu typów dokumentów.
Obsługiwane jest także wyszukiwanie w metadanych. Administrator może stworzyć schematy wyszukiwania dla poszczególnych rodzajów i typów dokumentów, np. schemat faktury może udostępniać: Nazwę Kupującego, Ilość towaru, Datę, Nr zamówienia jako pola wewnątrz schematu. Użytkownicy mogą szybko skategoryzować dokumenty, którymi zarządzają. Silnik wyszukiwania zapewnia ultra-szybkie wyszukiwanie po tych wybranych polach.

Czy FileHold jest skalowalny?
Tak, wykorzystuje architekturę zorientowaną na serwisy sieciowe, udostępniając wiele zaawansowanych konfiguracji, włączając serwery klastrowe. Przetestowaliśmy i zoptymalizowaliśmy system dla obsługi 20 000 000 dokumentów, jednakże większość naszych klientów zarządza zazwyczaj 100 000 dokumentami w systemie. Więcej dokumentów może być zarządzanych po zastosowaniu odpowiedniej konfiguracji sprzętu oraz konsultacjach z ekspertami.

Czy FileHold wykorzystuje SQL server?
Tak wymagamy serwera MS SQL 2005. Nasz instalator umieszcza bazę na serwerze SQL, a tą bazą danych zarządza nasza aplikacja serwerowa. Należy pamiętać o sporządzaniu backupów bazy danych oraz systemu katalogów wraz z innymi istotnymi częściami systemu.

Czy licencja FileHold dla klienta wymaga posiadania licencji klienta dla SQL Server?
Microsoft wymaga licencji SQL CAL dla każdego użytkownika lub maszyny łączącej się z systemem.