Metadane to wartości przechowujące dane. Tak jak karta katalogowa jest potrzebna aby zlokalizować książkę w bibliotece tak metadane pozwalają szybko i łatwo wyszukiwać dokumenty w systemie.

FileHold to łatwy w użyciu i elastyczny system pozwalający na określanie informacji o dokumentach z wykorzystaniem zcentralizowanego słownika metadanych. Do wyszukiwania dokumentów można wykorzystać mechanizm pełnego wyszukiwania w tekście, ale możliwości takie wyszukiwania są ograniczone m.in. nie można określić statusu, typu, daty dodania oraz innych istotnych właściwości wyszukiwanego dokumentu.

Gdy system zawiera tysiące lub miliony dokumentów, pełne wyszukiwanie w tekście może zwrócić wiele dokumentów,  których nie potrzebujemy, ponieważ wiele z nich posiada takie same słowa kluczowe lub sformułowania. Możesz także przechowywać obrazy, grafiki, skany TIFF, mapy, schematy lub inne obiekty, które nie przechowują tekstu w sposób jawny. Przypisanie metadanych do tych typów da możliwość ich efektywnego i szybkiego wyszukiwania.

Rozważmy dokument polecenia zakupu. Metadane, które mogą zostać wykorzystane do opisania tego dokumentu to Numer zamówienia, Ilość sztuk, Numer klienta oraz fakt, że dokument jest typu polecenie zakupu. 

Administrator biblioteki może łatwo tworzyć schematy dla typów dokumentów występujących w firmie aby ułatwić i przyśpieszyć proces wyszukiwania informacji w systemie. Następnie może łatwo dodać pola metadanych powiązane z typem dokumentu.

Istnieją różne typy pól metadanych m.in. pola rozwijane, numeryczne, waluty, wyboru.

W niektórych przypadkach uzasadnione jest wykorzystanie tego samego pola metadanych w kilku schematach np. numeru klienta w typie umowy i faktury. Pozwoli to wyszukiwać wśród różnych typów dokumentów, wg wartości tego samego pola metadanych. 

Pola metadanych wypełniane są w momencie dodawania dokumentu do biblioteki, istnieje możliwość późniejszej modyfikacji wartości pól metadanych.

Wartości pól metadanych można później wykorzystać do wyszukiwania dokumentów.