Poniżej w punktach znajdują się zalecenia, mówiące co należy zrobić przed przystąpieniem do administracji systemem, instalacją lub konfiguracją systemu oraz dodawaniem użytkowników lub grup użytkowników do systemu.

Przeczytaj przewodnik po systemie i przejrzyj filmy instruktarzowe, aby poznać system FileHold
Przedyskutuj z Administratorem biblioteki strategię tworzenia grup, podziału ról i uprawnień. Na początku niech wszystko będzie proste i przejrzyste. Pamiętaj łatwiej przypisać użytkownikom mniejsze przywileje na początku niż próbować w przyszłości odbierać uprawnienia. Współpracuj z administratorem biblioteki w celu stworzenia listy użytkowników, grup i uprawnień.

Przejrzyj listę użytkowników / pracowników mających dostęp do systemu i odpowiedz na pytania:

• Czy można pogrupować użytkowników w logiczne grupy ?
• Jakie nazwy przypisać grupom ? Odpowiednie nazwy pomogą Tobie lub innym administratorom, gdy, za kilka miesięcy, do systemu będą dodawani nowi użytkownicy lub nowe grupy.
• Czy są jakieś zagrożenia dla bezpieczeństwa wynikające z założonego podziału ?
• Czy jedna z grup wymaga jedynie dostępu „Tylko do odczytu” ?
• Czy inna grupa wymaga możliwości dodawania i edytowania dokumentów ?

Kto może usuwać dokumenty ?
Większość klientów wykorzystujących system FileHold bardzo ostrożnie podchodzi do kwestii przydzielania użytkownikom / grupom możliwości usuwania dokumentów. Takie uprawnienia rzadko otrzymują zwykli użytkownicy. Pamiętaj, iż często ciężko jest przywrócić usunięty plik, niejednokrotnie wiąże się to z koniecznością sięgnięcia do backupu systemu i koniecznością ponownego umieszczenia dokumentu w systemie.

Zaleca się rozrysowanie systemu na tablicy lub w programie typu Visio lub Excel.

Dopiero po podaniu odpowiedzi na powyższe punkty możesz przystąpić do konfiguracji systemu FileHold:

• Stwórz grupy i przyporządkuj uprawnienia (role) do każdej grupy,
• Stwórz użytkowników zarządzanych lokalnie lub zaimportuj z Active Directory,
• Przyporządkuj użytkowników do grup,
• Dokumentuj twoją pracę, zalecamy abyś zachował dokumentację w katalogu dostępnym tylko dla administratorów systemu w systemie FileHold, co ułatwi w przyszłości prace nad systemem.