Różne typy administratorów w systemie FileHold

Istnieją dwa typy administratorów. Administrator systemu oraz administrator biblioteki. Po zalogowaniu do systemu FileHold za pomocą przeglądarki internetowej, w zależności od twoich uprawnień zobaczysz różne wersje linków w prawym górnym rogu okna aplikacji.

Administrator systemu jest terminem określającym jedną z ról w systemie FileHold posiadającą m.in. prawa tworzenie i zarządzania grupami, uprawnieniami, kontami użytkowników bezpieczeństwem systemu, synchronizacją z Active Directory. Grupy FileHold definiowane są w celu przydzielenia precyzyjnych uprawnień dostępu do systemu grupie użytkowników. Administrator systemu ma pełne prawa kontroli nad całym systemem. Ważne jest, aby administrator systemu rozumiał dobrze podział uprawnień pomiędzy użytkownikami, zespołami, grupami, wydziałami i innymi jednostkami mogącymi mieć dostęp do systemu. Dodatkową zaletą administratora będzie dobra znajomość organizacji infrastruktury IT w firmie oraz technologii Microsoftu takich jak Active Directory.

Zadaniem administratora biblioteki jest definiowanie i zarządzanie bibliotekę FileHold. Zadania związane z zarządzaniem obejmują kontrolę struktury przechowującej dokumenty, dostępem użytkowników do różnych elementów biblioteki, określenie typów dokumentów oraz powiązanych z nimi metadanych, aby użytkownicy i skanery mogły wypełnić odpowiednie pola. Pozwala to skategoryzować dokumenty i przyśpieszyć proces wyszukiwania. Podstawowe kwalifikacje potrzebne do pełnienia tej funkcji to ogólna wiedza na temat operacji oraz dokumentów wykorzystywanych w firmie.

Kto jest zwykle administratorem systemu i administratorem biblioteki?

Jaki rodzaj umiejętności i doświadczenia jest niezbędny, aby zostać administratorem systemu? Administrowanie systemem FileHold nie jest skomplikowanym zadaniem. Oba obszary administracyjne systemu FileHold (administracja systemem i administracja biblioteką) mogą być wykonywane przez osoby bez doświadczenia technicznego. Administratorzy muszą posiadać dobre zrozumienie potrzeb przechowywania, przetwarzania, organizowania, kategoryzowania i ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów w organizacji. Członek grupy IT jest zwykle administratorem systemu, który może wspomagać administratora biblioteki w trakcie konfiguracji systemu a także w trakcie specyficznych zadań takich jak synchronizacja z Active Directory, tworzenie użytkowników w systemie FileHold, definiowaniem ról i grup w systemie odpowiednio dopasowanych do potrzeb biblioteki.

Ważne, aby administratorzy systemu i biblioteki dobrze rozumieli swoje role oraz zorganizowali system w prawidłowy sposób, tak aby użytkownicy potrafili wyszukiwać, przeglądać, aktualizować i zarządzać dokumentami w prosty, przejrzysty sposób.

Administrator systemu tworzy role, grupy i ustawienia bezpieczeństwa, które definiują system w terminach uprawnień, dostępu i praw użytkowników. Administrator biblioteki wykorzystuje tą strukturę, aby zdefiniować hierarchię biblioteki i kategorie dokumentów i osiągnąć wysoce konfigurowalne schematy dla różnych typów dokumentów i plików.

Administrator systemu może być tą samą osobą, co administrator biblioteki. Zalecamy, aby kilka zaufanych osób zostało administratorami biblioteki, co pozwoli na prawidłowe działanie systemu w przypadku urlopów oraz innych nieprzewidzianych okoliczności.

W niektórych organizacjach (szczególnie dużych) może istnieć potrzeba rozdzielenia funkcji administratorów systemu i biblioteki na dwie grupy obsługujących osób. W tym przypadku osoby z wydziału IT zostaną administratorami systemu a osoby z innych wydziałów, lub specjalna grupa osób, będą odpowiedzialne za administrowanie biblioteką.