Grupa FileHold to grupa stworzona w celu zapewnienia grupie użytkowników dostępu do systemu z określonymi uprawnieniami. Grupie przypisuje się role z zestawu ról wbudowanych w system. W wielu organizacjach grupy FileHold mapowane są bezpośrednio na wydziały lub grupy projektowe. 

Lista wszystkich grup dostępna jest w Administrator systemu > Użytkownicy i grupy > Grupy FileHold.

W trakcie instalacji systemu dodawane są automatycznie grupy, których nazwy odzwierciedlają ich funkcje. Możesz nadać dowolne nazwy grupom. Sugerujemy podawanie w opisach grupy funkcji, które mają pełnić. To pozwoli przypomnieć administratorom zastosowanie grup przed dodaniem do nich nowych użytkowników. 

Na formie Właściwości grup można zobaczyć rolę grupy oraz użytkowników powiązanych z grupami. Członkowie grup otrzymują dostęp do systemu zgodny z rolami powiązanymi z grupą, do której należą.

Jeżeli użytkownik należy do kilku grup FileHold otrzymuje prawa grupy o wyższym poziomie uprawnień. Np. użytkownik przypisany do grupy marketing (rola Read Only) i sprzedaż (rola Publisher), posiada pełne prawa Publisher w bibliotece.