Kontrola wersji dokumentu zapewnia, że zmiany wprowadzone w dokumencie nie zostaną przypadkowo nadpisane przez innych użytkowników. Aby zmodyfikować dokument należy najpierw wypożyczyć go z biblioteki FileHold. Biblioteka przechowuje kopię każdej wersji dokumentu umieszczonej w systemie, dając możliwość przywrócenia wcześniejszej wersji dokumentu.

 Należy pamiętać o zwróceniu dokumentu do biblioteki po wykonaniu modyfikacji. Gdy wypożyczysz dokument z biblioteki, nikt nie może przeglądać Twoich zmian ani wypożyczyć dokumentu z biblioteki, w celu wprowadzania dodatkowych zmian dopóki dokument nie zostanie zwrócony do biblioteki.

Jak wypożyczyć dokument z biblioteki?
Wybierz dokument i kliknij w przycisk Wypożycz. Zostaniesz zapytany, czy chcesz zachować plik na Twoim komputerze po jego wypożyczeniu. Wybierz lokację, w której chcesz zachować plik i kliknij przycisk OK.

Skąd wiem, że dokument został wypożyczony z biblioteki przez innego użytkownika?
Plik jest oznaczony jako Wypożyczony, można sprawdzić kto i kiedy wypożyczył plik. Po wypożyczeniu dokumentu, nastąpi zablokowanie dokumentu w systemie i nikt inny nie będzie mógł wypożyczyć danego dokumentu dopóki nie zostanie on zwrócony do biblioteki.

Czy użytkownik może mieć dostęp do dokumentu, który został wypożyczony z biblioteki?
Pozostali użytkownicy mogą otwierać plik, który został wypożyczony, tylko do odczytu. Tylko użytkownik, który wypożyczył dokument, może edytować zawartość pliku.

Jak mogę się dowiedzieć, które dokumenty z biblioteki wypożyczyłem?
Użytkownicy mogą przeglądać listy dokumentów, które wypożyczyli z biblioteki, wykorzystując widok Mój FileHold > Wypożyczone dokumenty (w drzewie biblioteki). Także w wynikach wyszukiwania widoku folderu mogą sprawdzić, które dokumenty zostały wypożyczone dzięki kolumnie Status. Wypożyczone dokumenty są podświetlone na czerwono. Wykorzystaj opcję menu kontekstowego Metadane i właściwości dokumentu w celu sprawdzenia, kto i kiedy wypożyczył dokument.

Jak zwrócić dokument do biblioteki?
Tylko użytkownik, który wypożyczył dokument z biblioteki, może zwrócić dokument. Wykorzystaj opcję Zwróć dokument menu kontekstowego związanego z plikiem, który chcesz oddać do biblioteki. 

Co oznacza opcja zwróć bez modyfikacji lub jak anulować wypożyczenie w przypadku, gdy nie wprowadziłem zmian w dokumencie?
Gdy użytkownik wybiera opcję Zwróć dokument, pojawia się okno dialogowe, w którym użytkownik podaje ścieżkę do nowszej wersji dokumentu. Na szczycie okna znajduje się opcja ,,Nie zmodyfikowałem tego dokumentu. Anuluj wypożyczenie tego dokumentu”. Opcja ta spowoduje anulowanie wypożyczenia dokumentu i ustawienie ostatniej wersji dokumentu jako aktualnej. Jeżeli opcja ta nie zostanie wybrana i użytkownik wybierze nowszą wersję dokumentu, a następnie kliknie ,,Zwróć”, nastąpi dodanie nowej wersji dokumentu do systemu i stanie się ona wersją aktualną.