Jakie są sposoby wyszukiwania dokumentów w systemie FileHold?
W systemie zarządzania dokumentami FileHold dostępne są następujące metody wyszukiwania dokumentów:

• Pełne wyszukiwanie w tekście – (proste wyszukiwanie) – pełne wyszukiwanie w tekście pozwala na wyszukiwanie wśród wielu typów dokumentów, wykorzystywanych w systemie Filehold m.in. PDF, aplikacji pakietu MS Office, ZIP i innych. Domyślnie w celu wyszukiwania dokumentów system wykorzystuje mechanizm pełnego wyszukiwania w tekście, do tego celu wykorzystywane są metadane powiązane z dokumentem oraz zawartość dokumentu.
  
• Wyszukiwanie w metadanych (zaawansowane wyszukiwanie) – zaawansowane wyszukiwanie w systemie FileHold pozwala na wyszukiwanie dokumentów po zawartości metadanych powiązanych z dokumentem. Zaawansowane wyszukiwanie jest szczególnie przydatne w momencie, gdy użytkownik posiada informacje na temat wyszukiwanego pliku, np. wyszukiwanie dokumentu typu Faktura o numerze 231023.

Jak mogę ograniczyć wyszukiwanie do specyficznego kontenera, szuflady, grupy folderów i folderu?
Możesz ograniczyć wyszukiwanie do kontenera, szuflady, grupy folderów i folderów, wybierając obszar, w którym chcesz wyszukiwać, np. aby wyszukiwać w wybranym folderze należy otworzyć menu kontekstowe a następnie wybrać opcję wyszukuj.

Jak działają zabezpieczenia systemu w przypadku wyszukiwania (czy użytkownik może wyszukiwać wszystkie dokumenty w systemie) ?
W wynikach wyszukiwania użytkownik otrzymuje tylko te dokumenty, do których ma dostęp w bibliotece.

Czy mogę zapisać często wykorzystywane wyszukiwania?
Tak. Można zapisać wyszukiwanie jako inteligentny folder. Następnym razem gdy użytkownik będzie chciał powtórzyć wyszukiwanie, wystarczy wykorzystać odpowiedni inteligentny folder aby wyświetlić dokumenty spełniające wyniki wyszukiwania. Lista inteligentny folderów znajduje się w przewie biblioteki pod ,,Wyszukiwanie i inteligentne foldery”.

Jak zapisać wyszukiwanie jako inteligentny folder? Czy można modyfikować zapisane zapytanie?
Użytkownicy mogą zapisywać zapytanie jako inteligentny folder klikając na przycisk ,,Zapisz jako inteligentny folder”,  który znajduje się w górnym prawym rogu wyników wyszukiwania. Użytkownicy mogą zmieniać warunki wyszukiwania, poprzez ich modyfikację. Użytkownicy mogą zapisać zmodyfikowane wyszukiwanie jako nowy inteligentny folder lub nadpisać folder bazowy. 

Jakie dokumenty domyślnie przeszukuje system w momencie kliknięcia w przycisk Szukaj?

• Domyślnie system przeszukuje zawartość wszystkich katalogów dostępnych dla użytkownika. Można ograniczyć zakres wyszukiwania.
• Domyślnie elementy archiwum nie są przeszukiwane. Można dodać dokumenty z archiwum do elementów wyszukiwanych.
• Domyślnie dokumenty, które zostały usunięte nie są wyszukiwane. Można dołączyć obiekty z tej kategorii do elementów wyszukiwanych
• Domyślnie historia wykorzystania dokumentów oraz historia wersji dokumentów nie są przeszukiwane. Można dołączyć dane z tej kategorii do elementów wyszukiwanych
• Domyślnie wyszukiwanie prowadzone jest tylko w najnowszej wersji dokumentu. Można włączyć wyszukiwanie w starszych wersjach dokumentów.