Jak dostać się do wyszukiwania w metadanych?
Wyszukiwanie w metadanych jest dostępne na ekranie wyszukiwania zaawansowanego. Aby dostać się do wyszukiwania zaawansowanego poprzez okno „Wyszukiwanie i inteligentne foldery” należy wykorzystać przycisk zaawansowane po prawej stronie kontrolki wyszukiwania.

Do czego służą poszczególne opcje formy zaawansowanego wyszukiwania?

• Pole wyboru metadanych – umożliwia wybranie użytkownikowi w jakich polach metadanych należy wyszukiwać.
• Operator wyszukiwania – pozwala użytkownikowi na wybranie operatora wykorzystywanego w wyszukiwaniu w wybranych polach metadanych. Dostępne operatory to Równe, Pomiędzy, Więcej niż, Mniej niż, Więcej niż lub równe, Mniej niż lub równe, W liście lub Pusty. Lista dostępnych operatorów metadanych jest zależna od typu wybranego pola metadanych, np. nie można wykorzystywać operatora Większy lub równy z polem „Autor Dokumentu”.
• Kryteria wyszukiwania – pozwala na podanie kryteriów wyszukiwania, wartości które może podać użytkownik bazują na typie wybranego pola metadanych. Zazwyczaj występuje tylko jedno pole kryteriów, w przypadku zastosowania operatora pomiędzy, pojawia się drugie.
• Dodaj i usuń wiersz wyszukiwania – przycisk [-] powoduje usunięcie wiersza wyszukiwania, kliknięcie przycisku [+] powoduje dodanie wiersza wyszukiwania. Poszczególne wiersze są automatycznie łączone operatorem AND
• Zaawansowane opcje wyszukiwania – pozwalają na rozszerzenie zasięgu wyszukiwania (domyślnie wyszukiwane są tylko najnowsze wersje dokumentów). Można wyszukiwać we wszystkich wersjach dokumentów, włączyć archiwum w wyniki wyszukiwania, wyszukiwać wykorzystując archiwalne pola metadanych.

Jakie rodzaje pól metadanych mogę wykorzystać aby zdefiniować moje wyszukiwanie?
Dostępne są następujące opcje:

• Pliki lub metadane – umożliwia dodanie pełnego wyszukiwania w tekście do kryteriów wyszukiwania. Można połączyć pełne wyszukiwanie w tekście oraz w metadanych.
• Nazwa dokumentu – pozwala na dodanie nazwy dokumentu do kryteriów wyszukiwania.
• Osoba – pozwala na wyszukiwanie dokumentów których wybrany użytkownik jest właścicielem / autorem.
• Data pliku – pozwala na wybranie daty stworzenia / daty modyfikacji dokumentu.
• Lokacja biblioteki – pozwala na określenie kontenera, szuflady, grupy folderów lub foldera w którym powinno nastąpić wyszukiwanie.
• Wspólne pola metadanych – podmenu zawieraj pola metadanych należące do przynajmniej dwóch schematów dokumentów, np. jeżeli pole Nazwa klienta należy do schematów Faktura i Polecenie zakupu istnieje możliwość wyszukiwania dokumentów należących do wielu schematów po wartości tego samego pola metadanych.
• Wyszukiwanie w typach dokumentów – pozwala ograniczać typ dokumentów na których będzie wykonywana akcja wyszukiwania. Lista możliwych typów i pól metadanych powiązanych z typem dokumentem jest zależna od definicji sporządzonych przez administratora biblioteki
• Pola specjalne – zawiera podmenu pozwalające na wyszukiwanie w nazwie folderu, typie pliku oraz ID dokumentu w systemie FileHold.