Opcja Ukryj do czasu zatwierdzenia pojawia się w opcjach ustawienia procesu obiegu dokumentów.

Do czego służy opcja?
Często dokument nie może być rozpowszechniany przed zatwierdzeniem przez grupę osób. Opcja umożliwia ukrycie zatwierdzanej wersji dokumentu. Wersja dokumentu będzie widoczna jedynie dla właściciela dokumentu, uczestników obiegu dokumentów, obserwatorów obiegu dokumentów oraz administratorów biblioteki do czasu, aż zadanie zatwierdzenia zostanie zakończone i dokument zostanie oznaczony jako zatwierdzony.

Np. lista cen została dodana przez użytkownika i został na niej uruchomiony proces obiegu dokumentów, którego celem jest zatwierdzenie listy przez członków grupy zarządzającej. W trakcie uruchamiania obiegu aktywowano funkcję ukrywania pliku. Dokument nie jest widoczny dla zwykłych użytkowników niepowiązanych z procesem obiegu. Gdy członkowie grupy zarządzającej zatwierdzą ceny pierwsza wersja dokumentu staje się widoczna. Po pewnym czasie lista produktów zmieniała się, stworzono wersję drugą z zaktualizowanymi cenami i uruchomiono proces obiegu dokumentów z aktywowaną funkcją ukrywania. Tym razem jeden z członków grupy zarządzającej nie zatwierdził dokumentu. Dokument nie jest widoczny dla zwykłych użytkowników. Właściciel dokumentu wprowadził poprawki i umieścił trzecią wersję dokumentu w systemie. Uruchomiono proces obiegu dokumentów, z aktywowaną funkcją ukrywania, tym razem wszyscy zatwierdzili dokument. Trzecia wersja dokumentu staje się dostępna dla pozostałych użytkowników. Użytkownicy będą mieć dostęp jedynie do zatwierdzonych wersji czyli - trzeciej i pierwszej.

Gdzie można podać wartość opcji?
Ustawienie można aktywować na 3 poziomach

1.      Na poziomie schematu dokumentu.

2.      Na poziomie szablonu procesu obiegu dokumentów.

      3.      Na poziomie pojedynczego wykonania procesu obiegu dokumentów.
W każdym przypadku musi występować przynajmniej jedno zadanie zatwierdzania w procesie obiegu dokumentów (w przypadku schematu dokumentu, musi on być powiązany z przynajmniej jednym procesem obiegu dokumentów posiadającym przynajmniej jedno zadanie zatwierdzenia).

Jak działa opcja aktywowana na poziomie schematu?
Jeżeli opcja ustawiona jest na poziomie schematu dokumentu, wszystkie procesy obiegu powiązane z tym schematem będą mieć aktywowaną tą opcję. Wszystkie dokumenty dodawane do biblioteki powiązane z tym schematem nie będą widoczne do momentu zatwierdzenia.

Jak działa opcja aktywowana na poziomie szablonu obiegu dokumentów?
Jeżeli opcja jest ustawiona na poziomie szablonu obiegu dokumentów, wszystkie instancje obiegu będą miały automatycznie aktywowaną tę opcję. Dokumenty będą ukrywane w momencie uruchomienia na nich danego procesu obiegu dokumentów. Pierwsza wersja dokumentu dodawana do systemu będzie widoczna dla użytkowników, aż do czasu aktywacji procesu obiegu dokumentów.

Jak działa opcja aktywowana na poziomie instancji obiegu dokumentów?
Można aktywować tą opcję tylko, gdy Administrator biblioteki pozwolił na definiowanie tej opcji użytkownikowi inicjalizującemu obieg dokumentów. Po inicjalizacji obiegu dokumentów, dokument nie będzie widoczny przez zwykłych użytkowników do czasu zatwierdzenia.